In der Buchführung geht nichts ohne die passenden Belege. Sie sind die Grundlage für jede Buchung und müssen sorgfältig bearbeitet werden. In der IHK-Abschlussprüfung ist das Thema häufig relevant, da es sowohl Genauigkeit als auch Verständnis für Abläufe im Rechnungswesen verlangt.
Die drei Schritte der Belegbearbeitung in der Buchführung
Eine bewährte Vorgehensweise besteht aus drei aufeinander folgenden Schritten: Vorbereitung, Buchung und Ablage.
1. Vorbereitung
In diesem Schritt prüfst Du die Belege zunächst auf ihre sachliche und wertmäßige Richtigkeit. Du achtest darauf, ob die Lieferung oder Leistung tatsächlich erbracht wurde und ob der abgerechnete Preis stimmt. Wenn es mehrere Belege zu einem Geschäftsfall gibt, wählst Du den aussagekräftigsten aus. Anschließend sortierst Du die Belege nach Belegarten, vergibst fortlaufende Belegnummern und bereitest die Vorkontierung vor.
2. Buchung
Zuerst erfasst Du die Geschäftsvorfälle im Grundbuch (Journal) in chronologischer Reihenfolge und nach dem Prinzip „Soll an Haben“. Danach folgt die Übertragung ins Hauptbuch in Kontenform. Auf den Belegen hältst Du Belegart und -nummer fest und versiehst sie mit einem Buchungsvermerk, zum Beispiel mit einem Stempel, der Journalseite, Buchungsdatum und Dein Kürzel enthält.
3. Ablage
Nach der Buchung werden die Belege so abgelegt, dass sie jederzeit leicht auffindbar sind. Die Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich geregelt: Buchungsbelege und Jahresabschlüsse müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, Handelsbriefe sechs Jahre.
Fazit
Mit einer klaren Struktur bei Vorbereitung, Buchung und Ablage stellst Du sicher, dass Belege vollständig, nachvollziehbar und prüfungssicher dokumentiert sind.
Im Video auf Prozubi zeigen wir Dir die einzelnen Schritte der Belegbearbeitung noch einmal anschaulich und erklären, worauf Du in der Praxis besonders achten musst, damit Deine Buchführung jederzeit prüfungssicher bleibt.
