Wenn Du eine kaufmännische Ausbildung machst, werden Protokolle in vielen Besprechungen, Teammeetings oder Projekten eine wichtige Rolle spielen. Auch in der IHK-Abschlussprüfung können Aufgaben zum Thema Protokollführung vorkommen, in denen es zum Beispiel darum geht, welche Informationen in ein Protokoll gehören. Wir zeigen Dir, was ein Protokoll ist, wozu es dient und welche Protokollarten Du kennen solltest.
Was ist ein Protokoll?
Ein Protokoll ist ein schriftlicher Bericht über die wichtigsten Inhalte einer Besprechung. Dafür bestimmt man vor der Besprechung eine oder mehrere Personen, die mitschreiben, was wichtig ist. So entsteht eine schriftliche Zusammenfassung, auf die alle Beteiligten später zurückgreifen können.
Protokolle kommen zum Beispiel bei diesen Anlässen vor:
- Teammeetings
- Tagungen
- Beurteilungsgesprächen
- Projekten
Der Zweck ist immer ähnlich: Wichtige Informationen, Entscheidungen und Vereinbarungen sollen nicht verloren gehen.
Wozu brauchst Du ein Protokoll?
In Besprechungen geht es oft um viele Themen gleichzeitig. Dabei kann schnell etwas untergehen. Ein Protokoll hilft, den Überblick zu behalten und wichtige Punkte auch später noch nachvollziehen zu können.
Besonders praktisch ist ein Protokoll auch für Personen, die bei einer Besprechung nicht anwesend waren. Sie können später nachlesen, was besprochen wurde und welche Vereinbarungen getroffen wurden.
Wenn Du Dich zusätzlich mit der Vorbereitung von Besprechungen beschäftigen möchtest, kann auch unsere Seite zur Planung und Vorbereitung von Teamsitzungen hilfreich sein. Dort geht es stärker darum, wie eine Teamsitzung geplant wird. Bei der Protokollführung steht dagegen im Mittelpunkt, was während der Besprechung festgehalten wird.
Welche Inhalte gehören in ein Protokoll?
Ein Protokoll enthält zuerst allgemeine Angaben zur Besprechung. Dazu gehören zum Beispiel:
- Datum der Besprechung
- Startzeit und Endzeit
- Name der protokollführenden Person
- Namen der anwesenden Personen
- Namen der abwesenden Personen
Neben diesen allgemeinen Daten hältst Du auch die Inhalte der Besprechung fest. Dabei geht es darum, was besprochen, entschieden oder vereinbart wurde. Wie ausführlich Du das aufschreibst, hängt davon ab, welche Art von Protokoll Du führen sollst.
Protokollführung in der IHK-Prüfung
Für Deine IHK-Abschlussprüfung solltest Du wissen, was ein Protokoll ist und welche Funktion es erfüllt. Außerdem solltest Du typische Inhalte eines Protokolls nennen und die verschiedenen Protokollarten unterscheiden können.
Prüfungsaufgaben können zum Beispiel danach fragen, welche Angaben in ein Protokoll gehören oder welche Protokollart zu einer bestimmten Situation passt. Wenn Du die Grundstruktur sicher kennst, kannst Du solche Aufgaben viel besser einordnen.
Bereit für Deine IHK-Prüfung?
Mit Prozubi lernst Du nicht einfach nur auswendig. Du trainierst genau die Themen, die Du für Deine Ausbildung und Deine IHK-Abschlussprüfung brauchst:
Lernvideo ansehen: Wir zeigen Dir im Lernvideo, wie Du Protokolle sicher einordnest und worauf Du bei der Protokollführung achten musst. Wie immer erklären wir Dir das Thema verständlich und Schritt für Schritt.
Übungsaufgaben bearbeiten: Mit den passenden Übungsaufgaben prüfst Du direkt, ob Du die Inhalte verstanden hast und anwenden kannst. So merkst Du schnell, welche Punkte schon sitzen und wo Du noch einmal genauer hinschauen solltest.
Expertenchat nutzen: Wenn Du bei der Protokollführung oder bei anderen Prüfungsthemen nicht weiterkommst, kannst Du Deine Fragen im Expertenchat stellen. So bekommst Du Unterstützung, wenn beim Lernen etwas unklar bleibt.
Prüfungssimulation starten: In der Prüfungssimulation trainierst Du unter Bedingungen, die sich näher an der echten Prüfung orientieren. So gewöhnst Du Dich an typische Aufgabenformate und bereitest Dich gezielt auf Deine IHK-Abschlussprüfung vor.
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