Wenn Du eine Ausbildung im Büro machst, gehört die Bearbeitung von Post oft zu den klassischen Aufgaben. Aber auch in der IHK-Abschlussprüfung ist der richtige Ablauf beim Posteingang und Postausgang oft ein beliebtes Thema. Was Du dazu alles wissen musst, erfährst Du hier und in unserem Prozubi-Lernvideo zu diesem Thema.
Posteingang: Was tun mit der eingehenden Post?
Der Arbeitstag in der Postbearbeitung beginnt mit dem Posteingang. Hier gehst Du Schritt für Schritt vor:
1. Vorsortieren der Sendungen
Zuerst schaust Du Dir die Briefe grob an und sortierst aus, was nicht geöffnet werden darf oder nicht weiterbearbeitet wird – zum Beispiel Werbung, Irrläufer oder Privatbriefe. Briefe mit Vermerken wie „Vertraulich“ oder „Eigenhändig“ leitest Du ungeöffnet weiter.
2. Öffnen der Post
Alle übrigen Sendungen öffnest Du mithilfe eines Handbrieföffners oder einer Brieföffnungsmaschine – das spart Zeit und schützt den Inhalt.
3. Kontrolle des Inhalts
Du prüfst, ob alle angegebenen Anlagen vorhanden sind. Falls etwas fehlt, nimmst Du Kontakt mit dem Absender auf. Einschreiben oder Kündigungen heftest Du mit Umschlag ab, um das Versanddatum nachvollziehen zu können.
4. Eingangsstempel setzen
Jede bearbeitbare Sendung erhält einen Eingangsstempel mit Datum. Aber Achtung: Urkunden und Verträge dürfen nicht gestempelt werden, um ihre Gültigkeit nicht zu gefährden.
5. Verteilung der Post
Jetzt leitest Du die Sendungen an die zuständigen Abteilungen weiter. Dafür musst Du wissen, wer im Betrieb wofür zuständig ist – denn falsche Zuordnung kann zu Verzögerungen führen.
Postausgang: Was vor dem Versenden zu tun ist
Auch beim Postausgang gibt es feste Schritte, die Du beachten solltest:
1. Vorbereitung zur Unterschrift
Du prüfst, ob das Schreiben korrekt formuliert ist, alle Anlagen vollständig sind und ob es an die richtige Empfängeradresse geht.
2. Verteilen der Durchschriften
Durchschriften dienen der internen Dokumentation. Du hältst damit fest, was das Unternehmen an Kundinnen und Kunden verschickt hat.
3. Notieren wichtiger Termine
Fristen, zum Beispiel bei Mahnungen, notierst Du, um ggf. nachhaken zu können.
4. Verschließen und Frankieren
Zum Schluss verschließt Du die Sendungen und frankierst sie korrekt – abhängig von Format und Gewicht.
Poststraße: Wenn es mal mehr wird
In größeren Betrieben kommt eine sogenannte Poststraße zum Einsatz. Sie automatisiert viele Arbeitsschritte beim Postausgang – wie Falten, Kuvertieren, Frankieren und Adressieren. Das spart Zeit und sorgt für Effizienz.
Fazit: So bist Du perfekt vorbereitet
Mit klaren Abläufen bei Posteingang und Postausgang meisterst Du die Postbearbeitung auch spontan und sicher. Wichtig ist, die Zuständigkeiten im Unternehmen zu kennen und bei sensiblen Dokumenten besonders genau hinzusehen.
Wir von Prozubi erklären Dir in unserem Video noch mehr zu diesem Thema – mit verständlichen Beispielen und anschaulichen Bildern. So wirst Du fit für Deine IHK-Prüfung!
