Wenn das Gehalt auf dem Konto eingeht, freuen sich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer – bis sie die Abzüge sehen. Für die Buchhaltung bedeutet die Gehaltszahlung jedoch vor allem eins: mehrere Buchungsschritte, die korrekt erfasst werden müssen. In diesem Artikel lernst Du die Grundlagen der Gehaltsbuchung kennen. Ausführliche Buchungsbeispiele findest Du im passenden Lernvideo auf Prozubi.de.
Wichtige Buchungen von Personalkosten
1. Vorschüsse an Mitarbeitende
Erhält ein Mitarbeitender einen Vorschuss, wird dieser als Forderung an Mitarbeiter gebucht. Das Gegenkonto ist in der Regel die Kasse oder das Bankkonto, je nachdem, wie der Vorschuss ausgezahlt wird. Bei der späteren Gehaltsabrechnung wird der Vorschuss vom Gehalt abgezogen.
2. Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Bevor das Gehalt selbst gebucht wird, erfolgt häufig die Überweisung der gesamten Sozialversicherungsbeiträge – also sowohl des Arbeitnehmer- als auch des Arbeitgeberanteils – auf ein Übergangskonto wie „Im Voraus gezahlte Sozialversicherungsbeiträge“. Dieses Konto ist ein Aktivkonto, da die Zahlung zunächst als „Vorausleistung“ verbucht wird.
3. Gehaltsbuchung (Bruttolohn)
Im Soll steht das Konto Gehälter – es erfasst das gesamte Bruttogehalt und ist ein Aufwandskonto.
Im Haben werden die einzelnen Abzüge aufgeteilt:
- Nettolohn an das Bankkonto
- Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag)
- Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung (Abzug vom Übergangskonto)
- Eventuelle Rückzahlungen von Vorschüssen
So bleibt nach allen Abzügen der Nettobetrag übrig, der an die Mitarbeitenden ausgezahlt wird.
4. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
Der Arbeitgeberanteil ist ein zusätzlicher Aufwand, der auf Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung gebucht wird. Das Gegenkonto ist erneut „Im Voraus gezahlte Sozialversicherungsbeiträge“, da die Zahlung dort zunächst erfasst wurde.
5. Überweisung der Steuern
Zuletzt werden die zuvor als Verbindlichkeiten gebuchten Steuerbeträge durch eine Zahlung an das Finanzamt ausgeglichen. Das erfolgt durch eine Buchung im Soll auf dem Verbindlichkeitskonto und im Haben auf dem Bankkonto.
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