Stell Dir vor, Du arbeitest in der Personalabteilung und sollst eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter einstellen. Welche Unterlagen und Angaben musst Du anfordern? Genau das kann in der IHK-Abschlussprüfung gefragt werden. Damit Du in so einer Aufgabe sicher punkten kannst, erfährst Du hier die wichtigsten Personalpapiere, die bei einer Einstellung benötigt werden – und weitere Details dazu findest Du in unserem Lernvideo auf Prozubi.de.
Grundlegende persönliche Daten
Zu den Basisangaben zählen Name, Vorname und Geburtsdatum. Diese Daten dienen der eindeutigen Identifikation und werden in den Personalunterlagen hinterlegt.
Steuer- und Sozialversicherungsangaben
- Steueridentifikationsnummer: Notwendig, um die elektronische Lohnsteuerbescheinigung korrekt ans Finanzamt zu übermitteln.
- Sozialversicherungsnummer: Dient der Anmeldung bei der Sozialversicherung und der Sicherung späterer Rentenansprüche.
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse: Bestätigt, dass die Person krankenversichert ist und Leistungen im Krankheitsfall erhält.
Zahlungsinformationen
- Bankverbindung: Damit das Unternehmen den Lohn oder das Gehalt überweisen kann.
Weitere mögliche Nachweise
Je nach Tätigkeit oder gesetzlichen Vorgaben können zusätzliche Unterlagen erforderlich sein:
- Führungszeugnis: Besonders in Berufen mit hoher Vertrauensstellung, etwa bei der Arbeit mit Kindern.
- Ärztliche Bescheinigungen: Häufig bei körperlich anspruchsvollen Berufen oder bei minderjährigen Auszubildenden vor Ausbildungsbeginn.
Aufbewahrung in der Personalakte
Alle gesammelten Personalpapiere werden in der Personalakte aufbewahrt. Dort finden sich später auch Dokumente wie der Arbeitsvertrag, Beurteilungen oder am Ende der Zusammenarbeit das Arbeitszeugnis. Mitarbeitende haben jederzeit das Recht, ihre Personalakte einzusehen.
Im Prozubi-Lernvideo zu diesem Thema stellen wir Dir eine mögliche Prüfungsaufgabe vor, die so oder so ähnlich in Deiner Prüfung drankommen könnte. Wir erklären Dir Schritt für Schritt, was Du zum Lösen dieser Aufgabe alles wissen musst und mit welcher Antwort Du Dir alle Punkte sicherst. Schau doch direkt mal rein!
