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Die mündliche Prüfung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement
Was erwartet Dich in der mündlichen Prüfung?
Nach Deiner schriftlichen Prüfung erwartet Dich jetzt noch die mündliche Prüfung! Danach kannst Du Dich endlich Kaufmann/ -frau für Büromanagement nennen. Die IHK hat für verschiedene Berufe unterschiedliche Formate für die mündliche Prüfung ausgewählt. Für Deinen Beruf gibt es zwei Varianten.
Die Report-Variante
Du erstellt einen maximal dreiseitigen Report für jede Wahlqualifikation; dieser wird dann dem Prüfungsausschuss vorgelegt. Der Ausschuss wählt dann einen Report als Grundlage für Deine mündliche Prüfung (Fallbezogenes Fachgespräch) aus. Eine Präsentation des Reports musst Du nicht machen.
Die “klassische” Variante/ das Fallbezogene Fachgespräch
Bei der klassischen Variante wählt der Prüfungsausschuss für eine Wahlqualifikation zwei praxisbezogene Aufgaben aus.
Was ist ein Fallbezogenes Fachgespräch?
Du sollst im Fallbezogenen Fachgespräch eine von zwei zur Wahl gestellten praxisbezogenen Aufgaben bearbeiten. Das Gute: Die Branchenzugehörigkeit Deines Ausbildungsbetriebs wird hierbei berücksichtigt.
Welche Gebiete können als Kaufmann/ -frau für Büromanagement dran kommen?
Grundsätzlich musst Du wissen, dass alle Kenntnisse, Fertig- und Fähigkeiten, die nach dem Ausbildungsrahmenlehrplan für Deine Ausbildung relevant sind, geprüft werden können. Außerdem ist das, was deine Lehrer in der Berufsschule an ausbildungsrelevantem Lehrstoff angeboten haben, wichtig.
Aber schauen wir mal, welche 10 Wahlqualifikationen es gibt:
1. Auftragssteuerung und –koordination
– Auftragsinitiierung
– Auftragsabwicklung
– Auftragsabschluss
– Auftragsnachbereitung
2. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
– Finanzbuchhaltung
– Kosten-und-Leistungs-Rechnung
– Controlling
3. Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
– Laufende Buchführung
– Entgeltabrechnung
– Betriebliche Kalkulation
– Betriebliche Auswertungen
4. Einkauf und Logistik
– Bedarfsermittlung
– Operativer Einkaufsprozess
– Strategischer Einkaufsprozess
– Lagerwirtschaft
5. Personalwirtschaft
– Personalsachbearbeitung
– Personalbeschaffung und -entwicklung
6. Marketing und Vertrieb
– Marketingaktivitäten
– Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen
– Kundenbindung und Kundenbetreuung
7. Assistenz und Sekretariat
– Sekretariatsführung
– Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung
– Organisation von Reisen und Veranstaltungen
8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
– Öffentlichkeitsarbeit
– Veranstaltungsmanagement
9. Verwaltung und Recht (nur für öffentlichen Dienst)
– Kunden- und Bürgerorientierung
– Rechtsanwendung
– Verwaltungshandeln
10. Öffentliche Finanzwirtschaft (nur für öffentlichen Dienst)
– Finanzwesen
– Haushalts- und Kassenwesen
Beachte: Grundsätzlich muss die Wahlqualifikation zu den im Betrieb vermittelten Inhalten passen.
Wie ist der Ablauf eines Fallbezogenen Fachgesprächs?
Du wirst zu Deiner mündlichen Abschlussprüfung, also zum Fallbezogenen Fachgespräch, schriftlich vom zuständigen Prüfungsausschuss eingeladen. Dies erfolgt in der Regel sechs bis acht Wochen nach der schriftlichen Prüfung. In Deiner Einladung teilt Dir der Ausschuss das Datum der Prüfung, die Uhrzeit, den Ort und die Punkte aus der schriftlichen Abschlussprüfung mit.
Du hast eine Vorbereitungszeit von 20 Minuten. Das Fallbezogene Fachgespräch dauert dann maximal 25 Minuten. In Deiner Vorbereitung kannst Du dir stichpunktartig Notizen machen und solltest dabei beachten, dass Du deine Ergebnisse mündlich präsentierst. Hierbei solltest Du auch nicht vergessen, dass es ein FALLbezogenes Fachgespräch ist. Deine Ergebnisse sollten also insbesondere zu dem gestellten Fall passen und Du solltest hier beispielsweise (!) eine kundenorientierte Lösung oder rechtliche Zusammenhänge, die den Fall betreffen, beachten.
Nach Deiner mündlichen Prüfung berät sich der Prüfungsausschuss über die erbrachte Leistung und teilt Dir dann mit, ob Du bestanden hast. Übrigens erhältst Du auch einen schriftlichen Bescheid über das Bestehen (oder Nichtbestehen) Deiner gesamten Abschlussprüfung. Diese legst Du deinem Ausbildungsbetrieb vor. Dann geht das alles noch zur Industrie- und Handelskammer. Die IHK prüft das Ergebnis des Prüfungsausschusses. Dann ist es soweit: Du bekommst Dein Zeugnis! Dann bleibt auch uns nichts weiter übrig, als Dir zur bestandenen Prüfung zu gratulieren!
Wie sieht eine mögliche Aufgabe aus?
Eine mögliche (!) Aufgabenstellung könnte wie folgt aussehen:
Situation: Sie sind in Ihrem Betrieb für den Warenausgang verantwortlich. Die Geschäftsleitung hat einen weiteren Mitarbeiter für diesen Bereich eingestellt. Nun sollen Sie Ihren neuen Mitarbeiter einarbeiten. Der neue Mitarbeiter soll in einigen Monaten an einer Außenstelle den Warenausgang durchführen.
- Erklären Sie Ihrem neuen Kollegen die Arbeitsschritte im Warenausgang. Bei den Waren handelt es sich um leicht verderbliche Lebensmittel.
- Wie gehen Sie vor, wenn Sie feststellen, dass einige Produkte, die gerade von der Spedition abgeholt werden, verdorben sind? Beachten Sie betriebsspezifische Regelungen bei Feststellung der Mängel.
- Welche Auswirkungen könnte es haben, wenn der Kunde Ihres Betriebs verdorbene Lebensmittel von Ihnen erhält?
- Wie könnte der Wareneingang des Kunden handeln, wenn die Warenmängel festgestellt werden?