Informationstechnisches Büromanagement, auch Informationsverarbeitung oder kurz Infoverarbeitung genannt, ist ein wichtiger Bestandteil der Prüfung für Kaufleute für Büromanagement. Schon die Bürokaufleute und Kaufleute für Bürokommunikation mussten Prüfungsaufgaben in diesem Bereich lösen – nun sind also die Büromanager/-innen dran.

Was kommt in dem Prüfungsteil “Informationstechnisches Büromanagement” dran?

Die IHK stellt viele Informationen dazu bereit, was genau in der Prüfung drankommt. Auch wenn viele der Seiten und Dokumente für Dich vielleicht auf den ersten Blick unübersichtlich aussehen, findest Du dort doch wirklich sehr viele Hinweise darauf, wie die Prüfung aufgebaut ist und was Dich erwartet. Wir fassen Dir hier mal das Wichtigste zusammen:

Das Lernpaket für den Prüfungsteil “Informationstechnisches Büromanagement”

Hier geht’s zum Lernpaket. Mit unseren Lernvideos und Übungsaufgaben kommst Du sicher durch die Abschlussprüfung! Einfach buchen und direkt mit dem Lernen anfangen! In unserem Lernpaket sind Lernvideos zu den Prüfungsthemen: Groß- bzw. Außenhandelsgeschäfte, Kaufmännische Steuerung und Kontrolle sowie Wirtschafts- und Sozialkunde. Unser Prüfungsvorbereitung ist streng nach den Vorgaben der IHK erstellt.

Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung: Informationstechnisches Büromanagement

Die Abschlussprüfung für Dich als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement ist in zwei Teile aufgeteilt. Der erste Prüfungstermin findet in der Regel in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres statt. In diesem ersten Teil der Prüfung dreht sich alles um die Informationsverarbeitung, also den Umgang mit Microsoft Word und Excel.

Die Prüfung dauert 120 Minuten. In dieser Zeit musst Du eine Aufgabe mit Word und Excel bearbeiten. Die Aufgabe ist dabei sehr praxisnah gestaltet, das heißt, dass eine so ähnliche Aufgabe Dich später auch mal im Berufsalltag erwarten kann.

So ist die Prüfungsaufgabe aufgebaut:

Die Aufgabe, die Du im Prüfungsbereich Informationstechnisches Büromanagement bearbeiten sollst, ist immer ähnlich aufgebaut. Hier zeigen wir Dir, wie so eine Prüfungsaufgabe aussieht:

Rahmenbedingungen

Über der eigentlichen Aufgabe findest Du einige Rahmenbedingungen, die Du für die Lösung der Aufgaben kennen solltest:

1. Die Einleitung: Hier wird Dir erklärt, in “welche Rolle” Du in der Aufgabe schlüpfst. Zum Beispiel “Sie sind Mitarbeiter in der Verkaufsabteilung der Prozubi GmbH…”. Hier erfährst Du dann auch Deine Telefonnummer, Adresse, E-Mail-Adresse und viele weitere Infos, die Du ggf. für die Bearbeitung der Aufgabe brauchst.
2. Benötigte Dateien aus der Datensammlung: Die IHK stellt für die Prüfungsaufgaben eine Datensammlung bereit. Die Datensammlung ist eine Reihe von Dokumenten, z.B. Word-Vorlagen für Briefe oder vorausgefüllte Excel-Tabellen, auf die Du in der Prüfung zurückgreifen kannst. Du kannst Dir die Datensammlungen auch schon vorher einmal angucken, dann weißt Du, was Dich ungefähr erwartet.
3. Design-Anweisungen: Hier steht, welche Schriftarten und -größen, Seitenausrichtungen (Hoch- oder Querformat) und weiteren Formatierungsregeln Du bei der Lösung der Aufgabe beachten musst. Am besten machst Du Dir ein kleines Kreuzchen an die Seite des Aufgabenblattes, mit dem Du Dich daran erinnerst, ganz am Ende die Formatierung nochmal zu checken.
4. Die Situationsbeschreibung: Jede Aufgabe findet in einer bestimmten betrieblichen Situation statt. Ganz oben in der Einleitung hast Du ja schon erfahren, “wer Du bist und was Du machst”, also an welcher Stelle im Betrieb Du arbeitest. Hier wird Dir jetzt gezeigt, wie genau die Situation aussieht, in der die Aufgabe stattfindet. Da kann zum Beispiel ein kurzes Gespräch zwischen Dir und deinem Vorgesetzten stehen, in dem Dir dein Chef erklärt, dass Du bitte den Lagerbestand eines bestimmten Produktes checken, die Bestellmenge festlegen und einen geeigneten Lieferanten auswählen sollst. Oft fallen dabei noch die Worte “gemäß unserer Arbeitsanweisung”, oder “…wie Sie in unserer Arbeitsanweisung lesen können”. Im nächsten Punkt erklären wir Dir, was es damit auf sich hat:
5. Die Arbeitsanweisung: In jedem Unternehmen gibt es Arbeitsanweisungen. Sie enthalten eine genaue Beschreibung dessen, was in einer bestimmten Situation zu tun ist. Eine Arbeitsanweisung kann z.B. die Schritte enthalten, die für die eine Bestellung notwendig sind. Es ist wichtig, dass Du die Arbeitsanweisung genau beachtest. Manchmal sind hier noch ein paar Hinweise versteckt, wie Du noch mehr Punkte rausholst, z.B. indem Du die Regeln der Textverarbeitung beachtest.

Die Prüfungsaufgabe(n)

Nachdem Du Dich mit den Rahmenbedingungen vertraut gemacht hast, findest Du hier die eigentlichen Prüfungsaufgaben. Sie sind durchnummeriert und in Haupt- und Unteraufgaben eingeteilt. Hinter jeder Hauptaufgabe (z.B. 1., 2. oder 3.) findest Du die Punktzahl, die Du mit dieser Hauptaufgabe erreichen kannst.

Lies Dir am Anfang alle Aufgaben in Ruhe durch. Versuch dabei, zu verstehen, was das Ziel der einzelnen Aufgaben ist. Es kann auch nicht schaden, wenn Du Dir am Anfang einen Überblick darüber verschaffst, wie die Punkte verteilt sind. Schließlich wäre es sehr ärgerlich, wenn Du viel Zeit mit einer Aufgabe verschwendest, für die es ohnehin nur wenig Punkte gibt, und Dir diese Zeit dann für die “wertvolleren” Aufgaben fehlt.

Grundsätzlich solltest Du die Aufgaben in der vorgegebenen Reihenfolge bearbeiten. Häufig bauen die Aufgaben aufeinander auf, sodass es schwierig ist, einfach irgendwo in der Mitte anzufangen. Die Prüfungsaufgaben sind schließlich nicht ohne Grund in dieser Reihenfolge aufgelistet.

Nächster Artikel: Beispielaufgaben im informationstechnischen Büromanagement

Das waren die ersten Infos dazu, wie die Prüfungsaufgaben aufgebaut sind und was Du beachten solltest. In unserem nächsten Artikel zeigen wir Dir, wie konkrete Aufgaben aussehen, die drankommen könnten und wo Du solche Beispielaufgaben findest. Bis dahin schon mal mit dem Lernpaket üben!