Aber über was für eine Fachaufgabe sprecht ihr da eigentlich genau?

Da gibt es zwei Varianten:

1. Eine Fachaufgabe, die Du erst unmittelbar vor dem Fallbezogenen Fachgespräch siehst und bearbeitest.Wir nennen sie gleich die „klassische Variante“.
2. Eine Fachaufgabe, die Du schon vor der mündlichen Prüfung in Deinem Betrieb bearbeitet hast.Wir nennen Sie gleich die „Report-Variante“.

Welche Variante Du in Deiner mündlichen Prüfung hast, legst Du zusammen mit Deinem Ausbildungsbetrieb fest und teilst es der IHK mit Deiner Anmeldung zur Abschlussprüfung mit.

Schauen wir uns jetzt mal an, was Du zu beiden Varianten wissen musst.

Die mündliche Prüfung im Groß- und Außenhandelsmanagement: Die klassische Variante

Wenn Du Dich für die klassische Variante entschieden hast, wird das Gespräch in der mündlichen Prüfung vermutlich folgendermaßen ablaufen:

• Der Prüfungsausschuss legt Dir unmittelbar vor dem Fallbezogenen Fachgespräch zwei verschiedene praxisbezogene Fachaufgaben vor. Anschließend kannst Du kannst Dir beide Aufgaben in Ruhe durchlesen und Dich dann für EINE der beiden Aufgaben entscheiden. Diese Aufgabe bildet dann die Grundlage für Dein Fallbezogenes Fachgespräch.
• Nun hast Du 15 Minuten Zeit, um die Aufgabe zu bearbeiten. Du kannst Dir Notizen machen und Dir überlegen, wie Du Deine Ergebnisse am besten präsentieren möchtest.
• Im Anschluss an diese Bearbeitungszeit findet dann das Fallbezogene Fachgespräch statt. Du trittst also vor die Prüferinnen und Prüfern, stellst ihnen die Aufgaben und Deine Lösungen vor und beantwortest Rückfragen. Das Fallbezogene Fachgespräch dauert ca. 30 Minuten.
• Wenn der Prüfungsausschuss die Prüfung für beendet erklärt, musst Du den Raum kurz verlassen, damit der Ausschuss sich beraten und entscheiden kann, ob Du „bestanden“ oder „nicht bestanden“ hast. Lautet das Ergebnis „bestanden“ darfst Du Dich riesig freuen: Du bekommst ein Dokument, das den erfolgreichen Abschluss Deiner Ausbildung bestätigt. Dieses legst Du in Deinem Ausbildungsbetrieb vor und damit bist Du dann offiziell eine ausgelernte Fachkraft.
• Die genaue Punktzahl erfährst Du erst ca. zwei Wochen später – je nach IHK wird das Ergebnis zu Dir nach Hause oder aber an Deinen Ausbildungsbetrieb geschickt.

Wie sieht eine mögliche Aufgabe aus?

Eine mögliche (!) Aufgabenstellung für den Beruf Kaufmann/Kauffrau im Groß- und Außenhandelsmanagement könnte wie folgt aussehen:

Situation: Sie sind in Ihrem Betrieb für den Warenausgang verantwortlich. Die Geschäftsleitung hat einen weiteren Mitarbeiter für diesen Bereich eingestellt. Nun sollen Sie Ihren neuen Mitarbeiter einarbeiten. Der neue Mitarbeiter soll in einigen Monaten an einer Außenstelle den Warenausgang durchführen.

Aufgaben:

1. Erklären Sie Ihrem neuen Kollegen die Arbeitsschritte im Warenausgang. Bei den Waren handelt es sich um leicht verderbliche Lebensmittel.
   
2. Wie gehen Sie vor, wenn Sie feststellen, dass einige Produkte, die gerade von der Spedition abgeholt werden, verdorben sind? Beachten Sie betriebsspezifische Regelungen bei Feststellung der Mängel.
3. Welche Auswirkungen könnte es haben, wenn der Kunde Ihres Betriebs verdorbene Lebensmittel von Ihnen erhält?
4. Wie könnte der Wareneingang des Kunden handeln, wenn die Warenmängel festgestellt werden?
   

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Situation: Sie werden nach Ihrer Ausbildung von Ihrem Betrieb übernommen und sind nun als Sachbearbeiter beschäftigt. Heute ist Ihre Aufgabe, die neuen Auszubildenden an ihrem ersten Tag zu betreuen. Geben Sie eine kurze Einführung über das Produktsortiment und die Kunden.

Aufgaben:

1. Beschreiben Sie das Artikelsortiment in der Breite und Tiefe.
2. Nennen und erklären Sie drei unterschiedliche Artikel Ihres Standardsortiments und erläutern Sie die jeweiligen Bezugsquellen.
3. Wie finden Sie den „besten Lieferanten“? Gehen Sie hierbei auf die Klassifikation mit der ABC-Analyse ein. Inwieweit variiert der Beschaffungsprozess bei Ihren Artikeln?
4. Stellen Sie die Kundenstruktur Ihres Betriebs dar. Gehen Sie auch auf die Verkaufsorganisation ein.

Die mündliche Prüfung im Groß- und Außenhandelsmanagement: Die Report-Variante

Bei der Report-Variante erstellst Du schon vor der eigentlichen mündlichen Prüfung zwei Berichte. Darin schreibst Du jeweils über eine praxisbezogene Fachaufgabe, die Du in Deinem Betrieb durchgeführt hast. Bei der Wahl der Fachaufgaben , über die Du schreibst, ist es wichtig, dass Du diese zusammen mit Deinem Ausbildungsbetrieb festlegst und dass sie aus zwei verschiedenen Gebieten kommen.

Hier ein Tipp von uns: Erstell diese Berichte am besten nicht erst kurz vor der mündlichen Prüfung, sondern schon im Laufe Deiner Ausbildung. Wenn Du die Berichte kurz nach der Beendigung Deiner Fachaufgabe verfasst, kannst Du sicher sein, dass Dir keine Informationen im Laufe der Zeit verloren gehen. Außerdem hast Du den Report dann schon mal fertig und hast noch genug Zeit, um Anpassungen zu machen und Dich frühzeitig für die mündliche Prüfung vorzubereiten.

Kurz vor der Abgabe der Reporte (dies sollte spätestens am ersten Tag der schriftlichen Abschlussprüfung Teil 2 erfolgt sein), solltest Du den Inhalt überprüfen und gegebenenfalls überarbeiten. Wenn Du den Report aber schon zu Beginn gewissenhaft geschrieben hast, wirst Du mit der Überarbeitung vermutlich nicht allzu viel Zeit verbringen müssen.

 

Wenn Du Dich für die Report-Variante entschieden hast, wird das Gespräch in der mündlichen Prüfung vermutlich folgendermaßen ablaufen:

• Zunächst sucht sich der Prüfungsausschuss einen Deiner Reporte aus. Für welchen Bericht sich die Prüfer entschieden haben, erfährst Du am Tag der mündlichen Prüfung.
• Du darfst die mündliche Prüfung einleiten, indem Du kurz und präzise die Aufgabe sowie den damit verbunden Lösungsweg mündlich darstellst.
• Nach der kurzenEinleitung wird der Prüfungsausschuss in das Fachgespräch überleiten. Dieses Fachgespräch ist ein Dialog zwischen den Prüfern und Dir, sodass die Prüferinnen und Prüfer ermitteln können, ob Du Dein theoretisches Wissen flexibel anwenden kannst. Neben fachspezifischen Fragen werden in diesem Dialog auch die Punkte, nach denen Dein Report gegliedert ist, erörtert.
• Das gesamte Gespräch dauert ca. 30 Minuten, wobei es natürlich – abhängig vom Prüfungsausschuss – zu Abweichungen kommen kann. Du erfährst direkt im Anschluss, ob Du bestanden hast oder nicht. Die Endnote bzw. die genaue Punktzahl werden Dir allerdings erst später mitgeteilt.

Die Erstellung des Reports

Ist es an der Zeit, einen Report zu verfassen oder zu überarbeiten, stellt sich bei vielen Azubis die Frage: Worauf muss ich bei der Reporterstellung überhaupt achten? Nun, hier gibt es einige Aspekte, die Du beachten solltest, damit Dein Report nicht abgelehnt wird.

Grundsätzlich gibt es im wesentlichen drei Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit der Prüfungsausschuss Deine beiden Berichte für zulässig erklärt:

• Die beschriebenen Fachaufgaben müssen aus zwei unterschiedlichen Gebieten stammen. Die drei zur Auswahl stehenden Gebiete heißen:
  • Verkauf und Distribution
  • Warensortiment und Marketing
  • Einkauf und Beschaffungslogistik
• Du musst beide Aufgaben eigenständig durchgeführt haben und dies muss auch von Deinem Ausbildungsbetrieb bestätigt werden.
• Ein Report darf höchstens drei Seiten umfassen. Und auch die sonstige Gestaltung des Reports (bspw. Schriftgröße, Schriftart, Seitenrand etc.) wird genau von deiner IHK festgelegt. Informiere Dich also am besten bei Deinem Ausbildungsbetrieb über die Gestaltungshinweise und halte diese ein!

Inhaltlich solltest Du in Deinem Report auf Folgendes achten:

1. Du beschreibst zunächst die Aufgabenstellung/die Ausgangssituation. Hierzu könntest Du Dir folgende Fragen stellen: Was muss der Prüfungsausschuss wissen, um die Aufgabe zu verstehen? Was ist überhaupt das Ziel der Aufgabenbearbeitung gewesen? Welches Ergebnis möchte ich erreichen?
2. Danach erklärst Du die Zielsetzung, die Du mit der Fachaufgabe verfolgt hast. Frag Dich also: Warum genau ist diese Aufgabe wichtig und warum habe ich sie durchgeführt? Was sind die Vorteile, wenn die Aufgabe gut durchgeführt wird?
3. Schildere und erläutere das Vorgehen bei der Planung. Bei diesem Punkt helfen Dir folgende Fragen: Welche wesentlichen Prozessschritte beinhaltet die Fachaufgabe? Welche Lösungsvarianten halte ich für sinnvoll und warum? Was sind meine eigenständigen Leistungen innerhalb der Fachaufgabe?
4. Anschließend beschreibst und erläuterst Du die Durchführung der Fachaufgabe. Um bei der Beschreibung der Durchführung nichts zu übersehen, kannst Du mit folgenden Fragen arbeiten: Welche Lösungsvariante habe ich genutzt, um die Aufgabe zu lösen? Warum habe ich mich für diese Variante entschieden? Wie habe ich die einzelnen Arbeitsschritte umgesetzt? Lief alles nach Plan oder gab es Aspekte, die noch optimiert werden könnten?
5. Abschließend kontrollierst und bewertest Du das Ergebnis. Hier solltest Du folgende Aspekte berücksichtigen: Welches Ergebnis habe ich erzielt? Gab es Probleme, die unvorhergesehen aufgetreten sind? Lief die Zusammenarbeit mit den Schnittstellen reibungslos oder sind Schwierigkeiten aufgetreten? Gibt es Dinge, die zukünftig innerhalb des Prozesses verbessert werden können?

Kann mein Report abgelehnt werden?

Klare Frage, klare Antwort: Ja, Dein Report kann abgelehnt werden. Dies kann passieren, wenn Du entweder eine der drei oben aufgeführten Kriterien total missachtest ODER Deinen Report zu spät abgibst. Zu spät eingereichte Reporte haben zur Folge, dass Dein Fachgespräch mit Null Punkten bewertet wird. Wenn Du Deinen Report pünktlich abgegeben, aber bspw. die formalen Vorgaben NICHT eingehalten hast, wird der Prüfungsausschuss sich noch am Prüfungstag für die klassische Variante entscheiden – vermutlich!

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass – abhängig von IHK und Prüfungsausschuss – solche Situationen unterschiedlich gehandhabt werden. Wenn Du Dir also sicher sein willst, dass Deine mündliche Prüfung auf Grundlage Deines Reports stattfindet, halte Dich an die Kriterien. Alternativ kannst Du bei Deiner IHK vorsorglich nachfragen, was im Falle eines Falles passieren würde.

Willst Du es noch genauer wissen?

Auf den Websiten verschiedener Industrie- und Handelskammern findest Du weitere Informationen zur mündlichen Prüfung im Groß- und Außenhandelsmanagement, zum Beispiel hier.

In unseren Lernvideos zeigen wir Dir, wie Du Dich auf die Abschlussprüfung vorbereiten kannst und welche Aufgaben dran kommen könnten. Hier bekommst Du einen kurzen Einblick in unser Lernpaket für Deine Prüfung! Wenn Du Dich noch auf die schriftliche Prüfung vorbereiten willst, dann findest Du hier auch Dein ideales Lernpaket.

Wir freuen uns natürlich, wenn Du Prozubi weiterempfiehlst!

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