Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement: Die mündliche Prüfung

Egal ob Report oder klassische Variante, hier erfährst Du alles Wichtige für die mündliche Prüfung im Büromanagement!

Hast Du bald Deine mündliche Prüfung im Büromanagement? Gratuliere! Dann bist Du kurz davor, Deine Ausbildung erfolgreich abzuschließen. Damit Du auch bei dieser Prüfung bestens vorbereitet bist, zeigen wir Dir hier den Ablauf der mündlichen Prüfung im Beruf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement. Außerdem erfährst Du alles rund um’s Thema Wahlqualifikationen, Prüfungsformate und mögliche Prüfungsaufgaben.

Wie ist der Ablauf der mündlichen Prüfung?

Die mündliche Prüfung fällt in den zweiten Teil der Abschlussprüfung und heißt auch „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“. Dieser Prüfungsbereich macht 35 % Deiner Gesamtnote aus. Eine gute Vorbereitung nimmt Dir deshalb nicht nur die Prüfungsangst, sondern sorgt im besten Fall für eine erstklassige Endnote. Damit Du Dich gut auf die mündliche Prüfung vorbereiten kannst, schauen wir uns zunächst die zwei Prüfungsformate an, die es in de mündlichen Prüfung im Beruf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement gibt.

Du kannst zwischen den zwei folgenden Prüfungsformaten wählen: Die Report-Variante und die klassische Variante. An dieser Stelle noch von uns der kurze Hinweis – Egal, für welche Variante Du dich entscheidest, die Anforderungen der mündlichen Prüfung bleiben dieselben. Unabhängig vom Prüfungsformat solltest Du folgende Fähigkeiten in der Mündlichen demonstrieren:

• Berufstypische Aufgabenstellungen erfassen,
• Probleme und Vorgehensweisen erörtern sowie
• Lösungswege entwickeln, begründen und reflektieren,
• Kunden- und serviceorientiert handeln,
• Betriebspraktische Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge planen, durchführen und auswerten sowie Kommunikations- und Kooperationsbedingungen berücksichtigen.

Setze Dich so früh wie möglich mit Deinem Ausbilder oder Deiner Ausbilderin zusammen und sprich mit ihm oder ihr darüber, welches Prüfungsformat das richtige für Dich ist.

Mündliche Prüfung im Büromanagement: Die Report-Variante

Bei der Report-Variante erstellst Du schon vor der eigentlichen mündlichen Prüfung zwei Berichte – und zwar für jede Deiner beiden Wahlqualifikationen, die Du zu Beginn Deiner Ausbildung festgelegt hast, einen. In diesen Reports berichtest Du über Fachaufgaben, die Du im Betrieb durchgeführt hast. Hier ein Tipp von uns: Erstell diese Berichte am besten nicht erst kurz vor der mündlichen Prüfung, sondern schon im Laufe Deiner Ausbildung. Wenn Du die Berichte kurz nach der Beendigung Deiner Fachaufgabe verfasst, kannst Du sicher sein, dass Dir keine Informationen im Laufe der Zeit verloren gehen. Außerdem hast Du den Report dann schon mal fertig und hast noch genug Zeit, um Anpassungen zu machen und Dich frühzeitig für die mündliche Prüfung vorzubereiten.

Kurz vor der Abgabe der Reporte (dies sollte spätestens bis zum Tag der schriftlichen Abschlussprüfung Teil 2 erfolgt sein), solltest Du den Inhalt überprüfen und gegebenenfalls überarbeiten. Wenn Du den Report aber schon zu Beginn gewissenhaft geschrieben hast, wirst Du mit der Überarbeitung vermutlich nicht allzu viel Zeit verbringen müssen.

Ablauf der mündlichen Prüfung im Büromanagement

Wenn Du Dich für die Report-Variante entschieden hast, wird das Gespräch in der mündlichen Prüfung vermutlich folgendermaßen ablaufen:

• Zunächst sucht sich der Prüfungsausschuss einen Deiner Reporte aus. Für welchen Bericht sich die Prüfer entschieden haben, erfährst Du am Tag der mündlichen Prüfung.
• Du darfst die mündliche Prüfung einleiten, indem Du kurz und präzise die Aufgabe sowie den damit verbunden Lösungsweg mündlich darstellst. Sämtliche Materialien, mit denen Du Deine Präsentation untermauern könntest, sind leider nicht zugelassen – Deinen Report kannst Du jedoch ausgedruckt mitbringen.
• Nach der kurzen, ca. 5-minütigen Einleitung wird der Prüfungsausschuss in das Fachgespräch überleiten. Dieses Fachgespräch ist ein Dialog zwischen den Prüfern und Dir, sodass die Prüferinnen und Prüfer ermitteln können, ob Du Dein theoretisches Wissen flexibel anwenden kannst. Neben fachspezifischen Fragen werden in diesem Dialog auch die Punkte, nach denen Dein Report gegliedert ist, erörtert.
• Das gesamte Gespräch dauert ca. 20 Minuten, wobei es natürlich – abhängig vom Prüfungsausschuss – zu Abweichungen kommen kann. Du erfährst direkt im Anschluss, ob Du bestanden hast oder nicht. Die Endnote bzw. die genaue Punktzahl werden Dir allerdings erst später mitgeteilt.

Die Erstellung des Reports

Ist es an der Zeit, einen Report zu verfassen oder zu überarbeiten, stellt sich bei vielen Azubis die Frage: Worauf muss ich bei der Reporterstellung überhaupt achten? Nun, hier gibt es einige Aspekte, die Du beachten solltest, damit dein Report NICHT abgelehnt wird.

Grundsätzlich gibt es im wesentlichen drei Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit der Prüfungsausschuss Deinen Report für zulässig erklärt:

• Der Report darf keine Routineaufgabe beschreiben. Die Fachaufgabe, für dessen Beschreibung Du Dich entschieden hast, sollte „herausfordernden Charakter“ aufweisen und somit den Anforderungen (siehe weiter oben), die die mündliche Prüfung an den Prüfling stellt, gerecht werden.
• Das Thema der Fachaufgabe muss Deinen Wahlqualifikationen entsprechen. Wenn Du Dich bspw. für die Wahlqualifikation „Marketing und Vertrieb“ entschieden hast, macht es keinen Sinn, eine Fachaufgabe aus dem Bereich Lagerwirtschaft für Deinen Report zu nutzen.
• Die Gestaltung des Reports (bspw. Schriftgröße, Schriftart, Seitenrand etc.) wird genau von deiner IHK festgelegt. Informiere Dich also am besten bei Deinem Ausbilder/Ausbildungsbetrieb über die Gestaltungshinweise und halte diese ein!

Grundsätzlich sind diese formalen Vorgaben für Deinen Report wichtig:

• Deckblatt mit persönlicher Erklärung
• Maximal 3 Seiten Umfang, DIN A4
• Deckblatt und Inhaltsverzeichnis zählen nicht zu den 3 Seiten Umfang
• Schriftgröße 11, Schriftart Arial
• 1,5 zeilig geschrieben
• Nur einseitig beschrieben
• Ränder links und rechts 2,5 cm
• Fortlaufende Seitennummerierung
• Dein Name auf jeder Seite
• Anlagen möglich

Inhaltlich solltest Du in Deinem Report auf Folgendes achten:

1. Du beschreibst zunächst die Aufgabenstellung/die Ausgangssituation. Hierzu könntest Du Dir folgende Fragen stellen: Was muss der Prüfungsausschuss wissen, um die Aufgabe zu verstehen? Was ist überhaupt das Ziel der Aufgabenbearbeitung gewesen? Welches Ergebnis möchte ich erreichen?
2. Schildere und erläutere das Vorgehen bei der Planung. Bei diesem Punkt helfen Dir folgende Fragen: Welche wesentlichen Prozessschritte beinhaltet die Fachaufgabe? Welche Lösungsvarianten halte ich für sinnvoll und warum? Was sind meine eigenständigen Leistungen innerhalb der Fachaufgabe?
3. Anschließend beschreibst und erläuterst Du die Durchführung der Fachaufgabe. Um bei der Beschreibung der Durchführung nichts zu übersehen, kannst Du mit folgenden Fragen arbeiten: Welche Lösungsvariante habe ich genutzt, um die Aufgabe zu lösen? Warum habe ich mich für diese Variante entschieden? Wie habe ich die einzelnen Arbeitsschritte umgesetzt? Lief alles nach Plan oder gab es Aspekte, die noch optimiert werden könnten?
4. Skizziere die Rahmenbedingungen, der die Fachaufgabe zugrunde liegt: Welche rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgaben und Kriterien musste ich während der Fachaufgabe berücksichtigen? Mit welchen Personen gab es Schnittstellen oder waren Abstimmungen erforderlich? Gab es vor- oder nachgelagerte Prozesse, die ich berücksichtigen musste?
5. Abschließend kontrollierst und bewertest Du das Ergebnis. Hier solltest Du folgende Aspekte berücksichtigen: Welches Ergebnis habe ich erzielt? Gab es Probleme, die unvorhergesehen aufgetreten sind? Lief die Zusammenarbeit mit den Schnittstellen reibungslos oder sind Schwierigkeiten aufgetreten? Gibt es Dinge, die zukünftig innerhalb des Prozesses verbessert werden können?

Kann mein Report abgelehnt werden?

Klare Frage, klare Antwort: Ja, Dein Report kann abgelehnt werden. Dies kann passieren, wenn Du entweder eine der drei oben aufgeführten Kriterien total missachtest ODER Deinen Report zu spät abgibst. Zu spät eingereichte Reporte haben zur Folge, dass Dein Fachgespräch mit Null Punkten bewertet wird. Wenn Du Deinen Report pünktlich abgegeben, aber bspw. die formalen Vorgaben NICHT eingehalten hast, wird der Prüfungsausschuss sich noch am Prüfungstag für die klassische Variante entscheiden – vermutlich!

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass – abhängig von IHK und Prüfungsausschuss – solche Situationen unterschiedlich gehandhabt werden. Wenn Du Dir also sicher sein willst, dass Deine mündliche Prüfung auf Grundlage Deines Reports stattfindet, halte Dich an die Kriterien. Alternativ kannst Du bei Deiner IHK vorsorglich nachfragen, was im Falle eines Falles passieren würde.

Mündliche Prüfung im Büromanagement: Die klassische Variante

Wenn Du Dich für die klassische Variante entschieden hast, ist dies in keinem Fall besser oder schlechter als die oben aufgeführte Report-Variante – Deine Prüfung wird lediglich ca. 20 Minuten länger dauern:

• Als Du Dich für Deine Abschlussprüfung angemeldet hast, musstet Du Deine zwei Wahlqualifikationen angeben. Im Rahmen der mündlichen Prüfung entscheidet sich der Prüfungsausschuss für eine Deiner zwei Wahlqualifikationen und erstellt auf Grundlage dieser zwei praxisbezogene Fachaufgaben.
• Diese beiden Fachaufgaben werden Dir vor dem eigentlichen Fachgespräch vorgelegt – Du kannst Dir beide Aufgaben in Ruhe durchlesen und Dich dann für das Lösen EINER der gestellten Fachaufgaben entscheiden.
• Nun hast Du 20 Minuten Zeit, die Aufgabe zu lösen und Dich somit auf das Gespräch vorzubereiten. Dieses wird dann im Anschluss durchgeführt und, ähnlich wie bei der Report-Variante, ca. 20 Minuten dauern.
• Wenn der Prüfungsausschuss die Prüfung für beendet erklärt, musst Du den Raum kurz verlassen, damit der Ausschuss sich beraten und entscheiden kann, ob Du „bestanden“ oder „nicht bestanden“ hast. Lautet das Ergebnis „bestanden“ darfst Du Dich riesig freuen: Du bekommst ein Dokument, das den erfolgreichen Abschluss Deiner Ausbildung bestätigt. Dieses legst Du in Deinem Ausbildungsbetrieb vor und damit bist Du dann offiziell eine ausgelernte Fachkraft.
• Die genaue Punktzahl erfährst Du erst ca. zwei Wochen später – je nach IHK wird das Ergebnis zu Dir nach Hause oder aber an Deinen Ausbildungsbetrieb geschickt.

Vor- und Nachteile beider Varianten in der mündlichen Prüfung im Büromanagement

Dir ist gerade bestimmt aufgefallen, dass die Inhalte zu der Report-Variante wesentlich umfangreicher sind, als die bei der klassischen Variante, oder? Auf den ersten Blick sieht die erste Variante, der Report, deutlich komplizierter und nach mehr Aufwand aus – dieser Eindruck täuscht jedoch. Denn auch, wenn Du bei der klassischen Version keinen Report vorlegen musst, bedeutet dies im Umkehrschluss NICHT weniger Arbeit.

Bedenke, dass Du mit einem Report das Prüfungsthema grob festlegst und Dich somit sehr gut vorbereiten kannst. Natürlich solltest Du auch hier den Lernstoff Deiner zwei Wahlqualifikationen von A bis Z beherrschen, jedoch ist es nicht von der Hand zu weisen, dass Du erheblichen Einfluss auf das Gesprächsthema hast. Entscheidest Du Dich für die klassische Variante, entfällt zwar das Berichtschreiben, jedoch kann SÄMTLICHER Inhalt Deiner zwei Wahlqualifikationen in Form von Prüfungsaufgaben abgefragt werden. Du hast also KEINEN Einfluss auf mögliche Püfungsthemen.

Welche Wahlqualifikationen und Themen gibt es?

Du kannst Dir nun den ungefähren Ablauf Deiner mündlichen Prüfung bzw. deren zeitlichen und organisatorischen Rahmen besser vorstellen. Werfen wir nun einen Blick auf die Wahlqualifikationen, damit Du auch einschätzen kannst, was inhaltlich auf Dich zukommen könnte.

Wichtig: Grundsätzlich solltest Du alles, was Du an Kenntnissen, Fertigkeiten und Fähigkeiten im Rahmen Deiner Ausbildung gelernt hast, wiedergeben können. Dazu zählt natürlich auch der ausbildungsrelevante Lehrstoff, der Dir in der Berufsschule vermittelt worden ist.

• Auftragssteuerung und -koordination: In diese Wahlqualifikation fallen unter Anderem Auftragsinitiierung, Auftragsabwicklung, Auftragsabschluss sowie die Auftragsnachbereitung
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle: Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Controlling
• Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen: Laufende Buchführung, Entgeltabrechnung, betriebliche Kalkulation und betriebliche Auswertungen
• Einkauf und Logistik: Bedarfsermittlung, operative Einkaufsprozesse, strategischer Einkaufsprozess und Lagerwirtschaft
• Personalwirtschaft: Personalsachbearbeitung, Personalbeschaffung und Personalentwicklung
• Marketing und Vertrieb: Marketingaktivitäten, Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen sowie Kundenbindung und Kundenbetreuung
• Assistenz und Sekretariat: Sekretariatsführung, Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung sowie Organisation von Reisen und Veranstaltungen
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement: Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsmanagement
• Verwaltung und Recht: Kunden- und Bürgerorientierung, Rechtsanwendung, Verwaltungshandeln
• Öffentliche Finanzwirtschaft: Finanzweisen und Haushalts- und Kassenwesen

Willst Du es noch genauer wissen? Auf den Websiten verschiedener Industrie- und Handelskammern findest Du weitere Informationen zur mündlichen Prüfung im Büromanagement, zum Beispiel hier.

Wenn Du Dich optimal auf die Inhalte Deiner Ausbildung vorbereiten möchtest, kannst Du das am besten mit dem passenden Lernpaket von Prozubi.de machen. Für den Beruf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement findest Du es ganz einfach unter diesem Link.

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