Arbeitsablauf Posteingang und -ausgang

Stell dir einmal einmal vor, du kommst morgens zur Arbeit und deine Kollegin, die sonst die Postbearbeitung macht, hat sich krank gemeldet. Nun bittet dich dein Chef diese Arbeiten für heute zu erledigen, obwohl du das noch nie gemacht hast. Zur Postbearbeitung gehören viele Tätigkeiten, wie die Arbeiten des Posteingangs und des Postausgangs. Du bist noch unsicher? Kein Problem – ich gehe mit dir den Tag nun einmal durch.

Beginnst du den Tag, kümmerst du dich erstmal um die eingegangene Post. Eine Vielzahl von Briefen liegen dir vor – die du zunächst grob nach ihrem äußeren Anschein aufteilst. In diesem Schritt sortierst du also Sendungen aus, die nicht geöffnet werden dürfen oder nicht weiterbearbeitet werden. Werbung, die keinen Wert für deinen Betrieb hat, sortierst du zum Beispiel sofort aus. Anschließend schaust du die Post weiter durch, ob Irrläufer oder Privatbriefe vorhanden sind. Diese kannst du nämlich auch gleich weiterleiten. Auch Briefe mit Vermerken wie “persönlich”, “eigenhändig” oder “vertraulich” öffnest du nicht – sondern leitest sie an den angegebenen Empfänger weiter.Du hast nun nur noch die Briefe vorliegen, die zur weiteren Bearbeitung geöffnet werden müssen. Somit bist du beim zweiten Schritt der Posteingangsarbeiten angelangt, dem Öffnen. Dabei nimmst du am besten Hilfsmittel, wie zum Beispiel ein Handbrieföffner oder eine Brieföffnungsmaschine, damit es schneller geht. Hast du die Briefe geöffnet und den Inhalt entnommen, kannst du dich an den dritten Schritt machen, die Kontrolle des Inhaltes. Du schaust dir also an, ob die im Anhang angegebenen Dokumente vorhanden sind. Sind sie es nicht, muss du mit dem Absender Kontakt aufnehmen. Bei Einschreiben oder Kündigungen solltest du den Umschlag an das Anschreiben anheften, da durch den Poststempel das Versanddatum ersichtlich wird.

Du hast die Sendungen nun sortiert, geöffnet und den Inhalt kontrolliert. Als nächstes versiehst du die Sendungen mit dem Eingangsstempel, um das Eingangsdatum zu dokumentieren. Somit weiß der Empfänger wann der Brief eingegangen ist und wie dringlich er ihn bearbeiten sollte. Aber Achtung bei Urkunden oder Verträgen, denn diese darfst du nicht stempeln, da du dadurch die Dokumente verfälschen würdest. Hast du den Eingang dokumentiert, folgt der fünfte und wichtigste Schritt der Posteingangsbearbeitung, die Verteilung der Post. Dieser Schritt ist besonders wichtig, da du hierfür die Zuständigkeiten aller Abteilungen kennen musst. Nur so kann jede Sendung den richtigen Empfänger erreichen. Leitest du die Post an eine falsche Abteilung, können Verzögerungen entstehen. Abschließend sortierst du die Post für die jeweiligen Abteilungen und leitest sie weiter.

Puh – geschafft. Aber dies war nur die halbe Arbeit, denn auch die Postausgangsarbeiten müssen erledigt werden. Bevor also die Post den Betrieb verlassen kann, solltest du folgende Schritte beachten.Als erstes solltest du sie für die Unterschrift deines Chefs vorbereiten. Dabei kontrollierst du den Empfänger, die Rechtschreibung, sowie die Zeichensetzung und Form des Schriftstückes. An dieser Stelle überprüfst du auch, ob die Anlagen vollständig vorliegen. Ist alles in Ordnung, kannst du dich an den zweiten Schritt machen, das Verteilen der Durchschriften. Dieser Schritt ist nötig, da du so festhältst, was an den Kunden rausgeschickt wurde.

Ist die Post unterschrieben und sind die Durchschriften verteilt, notierst du dir wichtige Termine. Hast du beispielsweise eine Zahlungserinnerung versandt und erwartest eine Antwort oder Zahlung bis zu einem bestimmten Datum, notierst du dir dieses Datum, um gegebenenfalls nachzuhaken. Abschließend kannst du die Sendungen verschließen und frankieren. Beachte beim Frankieren die Maße und das Gewicht der Sendungen.

Ganz schön viele Arbeitsschritte, was? Kann man das nicht vereinfachen? Klar, mithilfe einer Poststraße. Fällt in deinem Betrieb soviel Post an – dass es sich rechnet – kann er eine Poststraße nutzen.Sie besteht aus einer Reihe von Maschinen, die beim Postausgang hintereinander geschaltet und aufeinander abgestimmt sind.Die Arbeitsschritte, wie Falten, Kuvertieren, also das Verpacken der Briefe in Umschläge, das Frankieren und Adressieren werden dabei automatisch ausgeführt.

Du hast nun einen Arbeitstag in der Postbearbeitung erlebt. Zum besseren Verständnis wiederhole ich noch einmal die wichtigsten Punkte für dich. Beachte beim Posteingang die sechs vorgestellten Schritte.Dabei solltest du auch an Besonderheiten denken, wie etwa daran Urkunden nicht zu stempeln. Kümmerst du dich um den Postausgang, erinnere dich an die vier vorgestellten Schritte. Um dir den Arbeitsalltag zu erleichtern, gibt es Hilfsmittel, wie die Poststraße. So, nun bist du für den Krankheitsfall deiner Kollegin gewappnet.