Bedarfsermittlung

Stell dir vor, du arbeitest bei der Marktplatz GmbH, einem stadtbekannten Kaufhaus, und übernimmst verschiedene Aufgaben in unterschiedlichen Abteilungen. Während deiner Arbeit müssen immer wieder Waren nachbestellt werden, um die Nachfrage der Kunden bedienen zu können. Dabei merkst du, dass die Bestellmengen bei den Lieferanten von Zeit zu Zeit voneinander abweichen. In diesem Video zeige ich dir, wie es zu diesen unterschiedlichen Mengen kommt und wie du sie ermitteln kannst.

Um Waren von Lieferanten in der richtigen Menge beschaffen zu können, müssen Einzelhandelsbetriebe erst einmal wissen, wie viele Waren sie überhaupt benötigen. Sie müssen also ihren Bedarf feststellen. Dieser ist – allgemein gesagt – die Art und Menge der Waren, die ein Einzelhandelsbetrieb für einen bestimmten Zeitraum benötigt.

Der Bedarf bildet also die Grundlage für die Warenbeschaffung.

Die Bestellmengen der Marktplatz GmbH sind unterschiedlich, weil sich der Bedarf an Waren von Zeit zu Zeit verändert. Manchmal kommt es vor, dass Kunden besonders viel kaufen. Dann ist natürlich auch der Bedarf an Waren hoch.

Zu anderen Zeiten kann es passieren, dass die Nachfrage eher gering ist, weshalb auch der Bedarf an Waren sinkt. Aus diesem Grund ist es wichtig, den Bedarf an Waren regelmäßig neu zu ermitteln, damit zum Beispiel nicht unnötig viele Waren im Lager herumstehen, die keiner kaufen möchte.

Zur Ermittlung ihres Bedarfs stehen der Marktplatz GmbH verschiedene Informationsquellen zur Verfügung. Dabei gibt es auf der einen Seite innerbetriebliche Informationsquellen, die verschiedene Daten aus der täglichen Arbeit aufbereiten und zur Verfügung stellen.

Auf der anderen Seite gibt es noch die außerbetrieblichen Informationsquellen, die auch wichtige Informationen für die Ermittlung des Bedarfs liefern. Beide Möglichkeiten stelle ich dir jetzt vor.

Schauen wir uns zuerst die innerbetrieblichen Informationsquellen an.

Innerbetriebliche Informationsquellen – man ahnt es schon – sind solche Quellen, die Daten bereitstellen, die aus dem eigenen Unternehmen stammen. Besonders gute Informationen liefert die Verkaufsdatenanalyse. Auf Grundlage der Verkaufsdaten kannst du natürlich einen Eindruck davon gewinnen, wie groß der Bedarf an einem bestimmten Artikel ist. Schau’ Dir auch unser Video zu diesem Thema an, um mehr über die Verkaufsdatenanalyse zu erfahren.

Weitere Informationen kannst du auch dem Warenwirtschaftssystem entnehmen. Es gibt dir zum Beispiel Auskunft über die Lagerbestände und verkaufte Artikel.

Auch in anderen Aufzeichnungen findest du Informationen zur Bedarfsermittlung. Zum Beispiel hat dein Chef in einer Besprechung den Vorschlag gemacht, einen neuen Laufschuh in das Sortiment aufzunehmen, und zwar zunächst testweise mit einer kleinen Menge von zehn Paaren.

Du hast dir das aufgeschrieben und kannst daraus jetzt den Bedarf an diesem Schuh entnehmen.

Die außerbetrieblichen Informationen bieten dir wichtige Anhaltspunkte darüber, wie sich der Absatz von Waren in Zukunft entwickeln könnte. Aus saisonalen Einflüssen kannst du zum Beispiel ableiten, wann man bestimmte Produkte ins Sortiment aufnehmen oder entfernen sollte. So verkauft sich Bademode eher im Sommer, Winterjacken aber erst, wenn die kalten Jahreszeit beginnt. Auch Feiertage oder sportliche Ereignisse wie eine Fußball-WM zählen zu diesen Einflüssen. Besonders deutlich wird dies im Lebensmitteleinzelhandel. Kaum kommt die Sonne raus, wollen die Leute grillen und ein kühles Getränk zur Hand haben. Wenn Fußball läuft, sind häufig auch Salzstangen und Chips nicht weit.

Weitere außerbetriebliche Informationen bieten auch Fachzeitschriften oder Mitteilungen von Herstellern, die Trends im Einkaufsverhalten aufzeigen. Wenn die Leute zum Beispiel immer mehr nach ökologisch hergestellten Produkten Ausschau halten, dann ist das sicherlich etwas, das du langfristig beim Sortimentsaufbau berücksichtigen solltest, weil der Bedarf deines Unternehmens an ökologisch hergestellten Produkten wahrscheinlich steigen wird.

Daneben ist es auch die Aufgabe von Einzelhändlern, stets mit einem Auge auf die Aktivitäten der Konkurrenz zu schauen. Auf Messen und Ausstellungen kannst du meist etwas über die Strategie deiner Konkurrenten erkennen. Wenn ein Mitbewerber etwa ein bestimmtes Produkt in sein Sortiment aufnimmt, das sehr gut verkauft wird, dann könntet ihr darauf reagieren und diesen Artikel ebenfalls anbieten.

Zudem kann es auch sein, dass ein Hersteller oder Mitbewerber Werbung für ein bestimmtes Produkt macht, das die Kunden dann auch nachfragen. Auch die Werbung von Herstellern und deiner Konkurrenz solltest Du also im Auge behalten, da sich dann natürlich auch der Bedarf an der Ware ändert.

Schließlich beeinflusst auch die allgemeine wirtschaftliche Lage den Warenbedarf. Wenn zum Beispiel die Stimmung in der Wirtschaft schlecht ist und die Kaufkraft der Kunden zurückgeht, fragen sie weniger nach. Daraus ergibt sich dann ein geringerer Bedarf.

Du kennst jetzt die verschiedenen Informationsquellen, die dir dabei helfen, den Bedarf zu ermittlen.

Lass’ uns nun einmal schauen, wie du den Bedarf rechnerisch bestimmen kannst.

Du gehst zunächst von der Absatzmenge der Vergangenheit aus. Diese bezieht sich immer auf einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel auf die Vorwoche oder den Vormonat. Nehmen wir an, im Vormonat wurden neunzig Hüllen für ein bestimmtes Handymodell verkauft.

Zu dieser Menge rechnest du die erwartete Mengenänderung hinzu oder ziehst sie ab.

Dazu leitest du deine Erwartungen aus den innerbetrieblichen und außerbetrieblichen Informationsquellen ab, die ich dir eben vorgestellt habe.

Vor ein paar Tagen wurde nun der Nachfolger des Handymodells vorgestellt, für das die Hülle gemacht ist.

Das Nachfolgemodell ist größer, sodass die Hülle nicht mehr passen wird. Ihr rechnet deshalb damit, dass im nächsten Monat zwanzig Prozent weniger dieser Hüllen verkauft werden.

Von den neunzig Hüllen, die im letzten Monat verkauft wurden, ziehst Du nun zwanzig Prozent ab. Zwanzig Prozent von neunzig sind achtzehn. Bleiben also noch zweiundsiebzig Hüllen, die im kommenden Monat verkauft werden sollen.

Das Ergebnis aus dieser Rechnung ist der Bruttobedarf.

Das ist der Bedarf an Waren, der grundsätzlich für den Verkauf benötigt wird. Davon ziehst du noch die Waren ab, die schon bestellt, aber noch nicht geliefert sind sowie den Bestand der Waren, die sich schon im Lager befinden. Du musst auch noch die Waren hinzurechnen, die Kunden schon bei dir bestellt haben, die aber noch in deinem Lager liegen. Diese nennt man auch die Lieferverpflichtungen, denn ihr seid ja verpflichtet, diese Menge noch zu liefern. Wenn du dies alles zusammenrechnest kommst du in diesem Fall auf vierzehn Hüllen.

Aus dieser Rechnung ergibt sich schließlich der Nettobedarf, hier also zweiundsiebzig minus vierzehn, macht achtundfünfzig Hüllen.

Das ist die Menge, die tatsächlich noch bestellt werden muss.

Wenn du jetzt den Nettobedarf der Hüllen ermittelt hast, ist es noch deine Aufgabe, eine Bedarfsmeldung durchzuführen, indem du den Bedarf an die Einkaufsabteilung weiterleitest.

Die weiß dann, wie viel Stück sie von den Hüllen bestellen muss und sorgt für die Warenbeschaffung.

Du siehst also, dass die Bedarfsermittlung eine sehr wichtige Rolle bei der Warenbeschaffung spielt. Zuerst habe ich dir in diesem Video vorgestellt, was unter dem Begriff “Bedarf” zu verstehen ist. Dann hast du erfahren, dass die Bedarfsermittlung die Grundlage für die Warenbeschaffung bildet, wobei du auf innerbetriebliche und außerbetriebliche Informationsquellen zurückgreifen kannst. Anschließend habe ich dir gezeigt, wie der Nettobedarf an Waren rechnerisch ermittelt wird. Ist der Bedarf schließlich errechnet, schickst Du eine Bedarfsmeldung an die Einkaufsabteilung, die dann die entsprechenden Mengen bestellt.