Assistenz- und Sekretariatsaufgaben 2016-10-13T14:06:21+00:00
Assistenz- und Sekretariatsaufgaben lernen!

Assistenz- und Sekretariatsaufgaben

Modul: Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben

Kommunikationsmöglichkeiten Teil 1

Wir erklären Dir in dieser Lektion zuallererst was Kommunikation überhaupt bedeutet. Du erfährst hier, wie das grundlegende Schema der Kommunikation aussieht und welche Kommunikationsmöglichkeiten es im Allgemeinen gibt. Außerdem erfährst Du hier, was persönliche und was mediale Kommunikation ist.

Kommunikationsmöglichkeiten Teil 2

Hier lernst Du für eine perfekte Prüfungsvorbereitung den Unterschied zwischen inner- und außerbetrieblicher Kommunikation. Außerdem erfährst wie und mit welchen Medien Du inner- und außerbetrieblich kommunizieren kannst. So kann in Deiner Prüfung beim Thema Kommunikationsmöglichkeiten nichts mehr schiefgehen.

Entgegennehmen von Informationen

Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von (telefonischen) Gesprächen

In dieser Lektion erfährst Du, wann Du ein Gespräch vorbereiten muss. Außerdem erklären wir Dir, was Du bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Gesprächen beachten musst. So weißt Du im Alltag, aber auch bei Deiner IHK-Abschlussprüfung, welche Regeln Du bei Gesprächen befolgen solltest.

Geschäftsbriefe

Hausmitteilung

Serienbrief

Protokolle

Hier erfährst Du, was ein Protokoll ist und welche Anforderungen es erfüllen muss. Du lernst, welche Bestandteile ein Protokoll hat und woran Du die verschiedenen Protokollarten wie das Verlaufsprotokoll, das Ergebnisprotokoll, das Kurzprotokoll und das Wortprotokoll erkennst. So kann beim Thema Protokoll in bei Deiner IHK-Abschlussprüfung nichts mehr schiefgehen.

Vordrucke und Formulare

In dieser Lektion geht es um Vordrucke und Formulare. Wir zeigen Dir, was Formulare sind, welche Vorteile sie haben und was Du bei ihnen beachten solltest. So bist Du fit im Thema Vordrucke und Formulare für Deine IHK-Abschlussprüfung.

Ursachen für Kommunikationsstörungen

Zuerst einmal lernst Du was Kommunikationsstörungen eigentlich sind. Außerdem erfährst Du, wodurch Kommunikationsstörungen verursacht werden können. So bist Du auf Deine IHK-Abschlussprüfung perfekt vorbereitet.

Vermeidung und Abbau von Kommunikationsstörungen

Mit welchen Maßnahmen sich Kommunikationsstörungen vermeiden und abbauen lassen, lernst Du in dieser Lektion. Dazu gehört es unter anderem, dass es in Deinem Betrieb Regeln für die Gesprächs- und Verhandlungsführung gibt. Welche weiteren Maßnahmen getroffen werden können und was Du selbst tun kannst und was Dein Betrieb zur Vermeidung und zum Abbau von Kommunikationsstörungen tun kann, erklären wir von Prozubi Dir.

Schriftliche Kommunikation

Du möchtest wissen, was genau Du unter einer Unterschrift verstehst? Dann bist Du hier genau richtig! In dieser Lektion lernst Du alles, was Du zur schriftlichen Kommunikation wissen musst. Neben den verschiedenen Arten und den Vorteilen der schriftlichen Kommunikation, lernst Du auch für Deine IHK-Abschlussprüfung den Unterschied zwischen innerbetrieblicher und außerbetrieblicher Kommunikation kennen.

Arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen

In Deinem Unternehmen musst Du wahrscheinlich öfters Texte schreiben und diese verschicken. Heutzutage tust Du das fast immer am Computer. Für den PC gibt es verschiedene Programme, die Dir bei der Textverarbeitung helfen. Welche Vorteile das hat und wie das funktioniert, zeigen wir Dir in dieser Lektion.

Organisationsaufgaben

Überblick über verschiedene Veranstaltungsarten

Veranstaltungen dienen der Kommunikation. Es gibt eine große Zahl von Veranstaltungsarten wie den Kongress, die Besprechung, den Workshop, die Pressekonferenz und viele weitere. Wo der Unterschied zwischen den Veranstaltungen liegt und welche Merkmale die verschiedenen Veranstaltungen haben, erklären wir Dir hier.

Vorbereitung von Veranstaltungen

Zum Thema Vorbereitung von Veranstaltungen zeigen wir Dir in dieser Lektion das kleine Einmaleins der Veranstaltungsvorbereitung. Dabei ist es wichtig, dass Du weißt, welche Fragen Du Dir stellen solltest, wie Du Checklisten mit allen wichtigen Punkten erstellst und dass Du die Aufgaben so verteilst, dass alles zuverlässig erledigt wird. All das lernst Du in dieser Lektion.

Durchführung von Veranstaltungen

Das Durchführen von Veranstaltungen ist kein Zuckerschlecken. Daher ist es wichtig, dass Du auf alles vorbereitet bist. Was Du für Hilfsmittel bei der Durchführung von Veranstaltungen benutzen kannst, lernst Du in dieser Lektion. Außerdem stellen wir Dir eine Checkliste vor. So bist Du bestens gerüstet für die nächste Veranstaltung.

Nachbereitung von Veranstaltungen

Betriebliche Veranstaltungen müssen immer auch nachbereitet werden. Dazu gehört eine vernünftige Auswertung der Veranstaltung, das Erstellen eines Protokolls und die Abrechnung. Nach dieser Lektion weißt Du, was Du beim Thema Veranstaltung alles beachten musst.

Vorbereitung von Geschäftsreisen

Zuerst klären wir in dieser wirklich wichtigen Lektion für Deine IHK-Abschlussprüfung wie man eine Geschäftsreise genau definiert. Dann klären wir was grundsätzlich und was im Speziellen bei der Vorbereitung einer Geschäftsreise beachtet werden sollte. Hierbei spielt vor allem auch die Verkehrsmittelwahl eine Rolle.

Besonderheiten bei Auslandsreisen

Bei Auslandsreisen gibt es einige Dinge zu beachten. Welche Dokumente Du auf einer Auslandsreise unbedingt dabei haben solltest, erklären wir Dir hier. Die Zeitverschiebung, örtliche Sitten und Gebräuche sind alles Dinge, die bedacht werden müssen. Was Du außerdem im Voraus gecheckt haben solltest, verraten wir Dir in dieser Lektion.

Nachbereitung der Reise

In dieser Lektion erfährst Du alles zur Nachbereitung einer Geschäftsreise. Du lernst die Anfertigung eines Reiseberichts und auch die Abrechnung der Geschäftsreise. So bist Du für das wichtige Thema Reisen in Deiner IHK-Abschlussprüfung top vorbereitet.

Modul: Personalverwaltung als Assistenzaufgabe

Interne und externe Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung kann intern oder extern durchgeführt werden. Was das genau bedeutet, wie das funktioniert und welche Vor- und Nachteile die beiden Arten der Personalbeschaffung haben, erklären wir Dir in dieser Lektion. So bist Du fit im Thema interne und externe Personalbeschaffung in Deiner Prüfung!

Arbeitnehmerüberlassung (Personalleasing)

Arbeitnehmerüberlassung bzw. Personalleasing kann man auch Leiharbeit nennen. In dieser Lektion lernst Du die genaue Definition von Personalleasing, was die gesetzliche Grundlage dafür ist und welche Vor- und Nachteile es hierbei gibt. Nach dieser Lektion bist Du fit im Thema Arbeitnehmerüberlassung.

Sichtung der Bewerbungsunterlagen

Wenn in Eurem Betrieb eine neue Stelle besetzt werden muss, macht Ihr eine Stellenbeschreibung. Dann treffen wahrscheinlich Bewerbungen bei Euch ein. Um zu entscheiden, wer zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen werden soll, sichtet man diese Bewerbungsunterlagen. Hier ist es ganz wichtig, die Vollständigkeit zu prüfen. Was Du hierbei beachten musst und wie man die Qualifikation eines Bewerbers prüft, lernst Du in dieser Lektion.

Auswahl der Bewerber

Um den richtigen Bewerber für eine Stelle zu finden, führt man einen Personalauswahlprozess durch. Zu den Maßnahmen hierbei gehört das Bewerbungsgespräch, Tests und das Assessment-Center und einige weitere. Für eine erfolgreiche Prüfungsvorbereitung ist diese Lektion genau das richtige für Dich.

Einbindung des Betriebsrats im Einstellungsverfahren

Die Entscheidung in personellen Angelegenheiten ist nicht nur reine Chef-Sache, sondern auch der Betriebsrat kann hier mitreden. Für Deine IHK-Abschlussprüfung solltest Du wissen, was Unterrichts- und Beratungsrecht und Mitbestimmungsrecht bedeutet. Außerdem ist es wichtig, das Du weißt, welche Paragraphen Du im Betriebsverfassungsgesetz dazu kennen solltest. Du lernst außerdem, welche Rechte und Pflichten der Betriebsrat im Einstellungsverfahren hat und wann er in diesem Zusammenhang benachrichtigt werden muss.

Abschluss des Arbeitsvertrags

Arbeitsvertrag Teil 1

Arbeitsvertrag Teil 2

Meldungen an Sozialversicherungsträger

Wenn Dein Betrieb einen neuen Mitarbeiter bekommt, muss dieser bei der Sozialversicherung angemeldet werden. Wenn sich etwas ändert, muss dies den Sozialversicherungsträgern ebenfalls mitgeteilt werden. Welche Änderungen dort bekannt gegeben werden müssen, wann eine Abmeldung und wann eine Unterbrechungsmeldung durchgeführt werden muss, zeigen wir Dir in dieser Lektion.

Einführung von Mitarbeitern

Aufgaben und Ziele der Personalentwicklung

Die Personalentwicklung setzt sich mit der Entwicklung der Mitarbeiter im Unternehmen auseinander. Sie hat bestimmte Aufgaben und mit ihr verfolgen Mitarbeiter und Unternehmen bestimmte Ziele. Welche Aufgaben und Ziele das genau sind, stellen wir Dir in dieser Lektion vor.

Maßnahmen der Personalentwicklung

Die Personalentwicklung in Unternehmen kümmert sich um die Entwicklung der Persönlichkeit und der Qualifikationen der Mitarbeiter. In dieser Lektion lernst Du einige Personalentwicklungsmaßnahmen wie z.B. das Coaching, Fort- und Weiterbildungen, Job-Rotation, Job-Enlargement und Job-Enrichment kennen. Was sich hinter all diesen Begriffen verbirgt und wie Du diese Maßnahmen zwischen „on-the-job“ und „off-the-job“ unterscheiden kannst, lernst Du für eine perfekte Prüfungsvorbereitung in dieser Lektion.

Personalbeurteilung

In dieser Lektion lernst Du, welche Ziele es bei der Personalbeurteilung gibt und wie sie überhaupt abläuft. Du lernst hier auch die Beurteilungsgrundsätze kennen. Dazu gehören Transparenz, Objektivität und Gleichheit. Außerdem lernst Du, welche Rechte Du laut Betriebsverfassungsgesetz als Arbeitnehmer bei der Personalbeurteilung hast und welche Beurteilungsfehler häufig passieren. So bist Du auf das Thema Personalbeurteilung bei Deiner IHK-Abschlussprüfung bestens vorbereitet.

Beurteilungskriterien und Beurteilungsverfahren

In Unternehmen sind Personalbeurteilungen gang und gäbe. In dieser Lektion lernst Du mögliche Beurteilungskriterien und Beurteilungsverfahren wie z.B. die standardisierte Beurteilung kennen. So bist Du fit für Deine Abschlussprüfung!

Beurteilungsbogen

Personalbeurteilungen werden üblicherweise auf Beurteilungsbögen vorgenommen. Wie so ein Beurteilungsbogen aufgebaut ist und wie er auszufüllen ist, zeigen wir Dir in dieser Lektion. Die optimale Vorbereitung zum Lernen für Deine Prüfung.

Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräche bereichern das Unternehmensgeschehen. In dieser Lektion lernst Du, was Mitarbeitergespräche sind, welche Voraussetzungen und Anlässe es dafür gibt, wie sie ablaufen können und welche Ziele damit verfolgt werden. So bist Du beim Thema Mitarbeitergespräch in Deiner IHK-Abschlussprüfung top vorbereitet.

Zeugnisse

Wenn Du Dein Arbeitsverhältnis beendest, hast Du ein Recht auf ein Zeugnis. Geregelt ist das in §16 BBiG und §630 BGB. Was ein Arbeitszeugnis enthalten darf und was nicht und wo der Unterschied zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis liegt, lernst Du in dieser Lektion.

Belehrung, Ermahnung und Abmahnung

Wenn ein Arbeitnehmer sich nicht ordnungsgemäß verhält, wird eine Belehrung, Ermahnung oder Abmahnung ausgesprochen. Wo der Unterschied zwischen diesen Begriffen ist, lernst Du in dieser Lektion, damit Du für Deine IHK-Abschlussprüfung fit bist. Der Arbeitnehmer muss eine Ermahnung oder Abmahnung, wenn sie nicht gerechtfertigt ist, aber nicht hinnehmen. Welche Rechte man als Arbeitnehmer hat, erfährst Du ebenfalls in dieser Lektion.

Verhaltensbedingte Kündigung

Ein Fehlverhalten bei der Arbeit kommt nie gut an und kann sogar eine Kündigung nach sich ziehen. Dabei solltest Du wissen, dass eine verhaltensbedingte Kündigung fristlos erfolgt. In dieser Lektion lernst Du Voraussetzungen und Beispiele für verhaltensbedingte Kündigungen kennen, die perfekte Vorbereitung für Deine IHK-Abschlussprüfung!

Personalinformationssysteme

Personalinformationssysteme beschäftigen sich mit sämtlichen Personaldaten. Sie sind äußerst nützliche Systeme und daher aus dem Personalwesen kaum noch wegzudenken. Bei den Personalinformationssystemen unterscheidet man zwischen administrativen und dispositiven Systemen. Wie Du diese beiden Systeme unterscheiden kannst, erklären wir Dir in dieser Lektion.

Personalakte & Stammdaten

In dieser Lektion lernst Du, wieso es für einen Betrieb wichtig ist, Personalakten anzulegen. Du lernst hier, welche Daten in der Personalakte gesammelt werden und was es mit Stammdaten auf sich hat. Außerdem erfährst Du, welche gesetzliche Grundlage es für den Mitarbeiter gibt, die die Einsicht in seine Personalakte regelt. So bist Du fit für Deine Abschlussprüfung!

Personalstatistik

Die Personalstatistik ist eine wichtige Unterstützung bei der Personalplanung und -kontrolle. Sie erfasst zahlenmäßige Beziehungen zwischen einem Betrieb und seinen Mitarbeitern. Bei der Erstellung gibt es Kriterien, die beachtet werden sollten. Welche das sind und wie Personalstatistiken aussehen können, erklären wir Dir in dieser Lektion für Deine IHK-Abschlussprüfung!

Personalstatistik: Beispielrechnung

In dieser Lektion zeigen wir Dir Beispielrechnungen mit Personaldaten. Du lernst dabei prozentuale Anteile zu bestimmen, sowie Linien- und Kreisdiagramm zu erstellen. So bist Du auf das Thema Personalstatistik bestens vorbereitet.

Befristete Arbeitsverträge

Im Arbeitsleben gibt es nicht nur unbefristete, sondern auch befristete Arbeitsverträge. Aber was genau bedeutet „befristet“? Was sich hinter dem Begriff des befristeten Arbeitsvertrags versteckt und was es dabei für Regeln zu beachten gilt, lernst Du in dieser Lektion. Mit Prozubi bist Du so bestens auf Deine IHK-Abschlussprüfung vorbereitet.