Ordnungselemente von Arbeitsabläufen

Während bei einem Kleinbetrieb der Inhaber sämtliche Aufgaben selbst erfüllt, werden die Arbeiten bei größeren Unternehmen geteilt. Jedoch sagt man auch: “Viele Köche verderben den Brei”. Damit das nicht passiert, muss die Arbeit in größeren Betrieben genau geplant und organisiert werden. Wie du das genau machst zeige ich dir jetzt.

Damit in deinem Betrieb alles reibungslos läuft, analysierst du zunächst die Aufgaben. Du schaust also, welche Teilaufgaben bewältigt werden müssen, damit die Gesamtaufgabe erledigt ist. Mithilfe von vier Schritten kannst du Tätigkeiten organisieren und in einzelne Schritte gliedern. Zunächst solltest du dir über das Ziel im Klaren werden. Du fragst dich also, welches Problem soll gelöst werden, um dann die Aufgabe zu planen. Hier legst du fest, was du wie erreichen möchtest. Daraufhin wird die Aufgabe durchgeführt und abschließend kontrolliert, ob das geplante Ziel erreicht wurde. Du gehst vermutlich ähnlich bei der Vorbereitung der Abschlussprüfung vor. Du setzt dir ein Ziel, wie beispielsweise die Prüfung gut zu bestehen. Als nächstes machst du dir Gedanken wie du das am Besten erreichen kannst. Mithilfe von Prozubi bereitest du dich dann planvoll auf die Prüfung vor. Abschließend freust du dich darüber, dass du die Prüfung gut bestanden hast.

Du weißt nun warum man Aufgaben teilt und welche Schritte notwendig sind, damit du keine Teilaufgabe vergisst. Damit du nun die festgelegten Aufgaben auch sinnvoll gestaltest, kannst du verschiedene Planungstechniken nutzen. Mithilfe des Arbeitsablaufdiagramms, des Balkendiagramms oder des Netzplans kannst du Arbeitsschritte grafisch veranschaulichen. Wie das genau aussieht, zeig ich dir jetzt.

Beginnen wir mit dem Arbeitsablaufdiagramm. Bei dieser Planungstechnik erstellst du zunächst eine Liste aller Arbeitsschritte, wobei jedem Schritt ein bestimmtes Symbol zugeordnet ist. Du kannst so besser erkennen, welche Arbeitsschritte wann erfolgen und welche Arbeitswege und -Zeiten entstehen. So werden unsinnige Arbeitswege oder ähnliches einfacher aufgedeckt und der Arbeitsablauf optimiert.

Eine weitere Planungstechnik, die dir bei der Organisation von Arbeitsabläufen helfen kann, ist das Balkendiagramm. Hiermit kannst du super verschiedene Tätigkeiten im Zeitablauf bildlich darstellen. Typischerweise wird das Balkendiagramm in Büros für die Urlaubsplanung genutzt, da schnell erkannt werden kann, wenn Mitarbeiter mit ihrer Urlaubsplanung kollidieren.

Ähnlich wie das Balkendiagramm zeigt auch der Netzplan grafisch den zeitlichen Ablauf.  Zusätzlich kann der Netzplan eine logische Struktur abbilden. Also sollte ein Arbeitsschritt sinnvollerweise nebenbei erfolgen, kann dies grafisch dargestellt werden. Mit einem Beispiel wird es vermutlich etwas anschaulicher für dich. Bei einem Hausbau muss das Fundament zu erst gegossen werden, um dann mit den Mauern anzufangen. Abschließend wird das Dach oben drauf gesetzt. Jedoch können bereits Arbeitsschritte für den Dachbau während des Mauerns erledigt werden, um so schneller mit dem Bau fertig zu werden.

Puh, das war jetzt vermutlich etwas viel. Deshalb fasse ich noch einmal die wichtigsten Punkte für dich zusammen. Komplexe Tätigkeiten machen eine Arbeitsteilung nötig. Um nun nicht den Überblick zu verlieren, sollten die Tätigkeiten genau geplant werden. Du solltest zunächst alle Teilaufgaben festlegen und planen, um sie optimal durchzuführen und abschließend zu kontrollieren. Dazu kannst du die Arbeitsschritte mithilfe des Arbeitsablaufdiagramms, des Balkendiagramms und des Netzplans grafisch veranschaulichen. Nun bist du für den Fall der Fälle gerüstet.