Rechnungsprüfung

Jedes Mal, wenn dein Betrieb neue Ware geliefert bekommt, und diese noch nicht per Vorkasse bezahlt wurde, erhältst du entweder direkt bei der Warenannahme oder kurze Zeit später eine Rechnung vom Händler. Mit dem Eingang dieser Rechnung in deinem Betrieb hat der Händler seinen Anspruch auf Zahlung geltend gemacht. Trotzdem begleichst du die Rechnung nicht sofort, sondern überprüfst zuerst, ob alle Angaben korrekt sind. Alle Beträge und Bedingungen auf der Rechnung müssen mit den vertraglichen Vereinbarungen übereinstimmen.

Du guckst dir im ersten Schritt an, ob die Rechnung überhaupt ordnungsgemäß ausgestellt wurde, also ob sie sachlich richtig ist. Dafür vergleichst du, ob alle Angaben zur Menge und Art der Ware und den Zahlungsbedingungen vollständig sind und mit den Angaben auf dem Bestell- und Lieferschein übereinstimmen. Das heißt auch, dass auf jedem Dokument der gleiche Stückpreis und die gleiche Gesamtsumme zu finden sein müssen.

Falls dir in dieser ersten, sachlichen Prüfung irgendwelche Widersprüche in den Beträgen auffallen sollten, kannst du diesen dann in der zweiten; rechnerischen Prüfung auf die Schliche kommen. Die verschiedenen Rechnungen, die du bei der rechnerischen Prüfung durchführen kannst, erkläre ich dir jetzt an Hand eines Beispiels.

Nehmen wir an, dein Betrieb bekommt fünfzig Vasen geliefert. Du vergleichst die Rechnung mit der Bestellung und siehst sofort, dass die richtige Anzahl in Rechnung gestellt wurde. Soweit also alles klar. Bei der Bestellung war ein Stückpreis von zehn Euro vereinbart worden, was bei fünfzig Vasen einen Gesamtbetrag von fünfhundert Euro ergibt. Auf der Rechnung steht jetzt aber plötzlich ein Stückpreis von elf Euro und der Gesamtbetrag liegt daher bei 550€. Gut, dass du die Rechnung geprüft hast!

Das war aber nur ein Beispiel für einen möglichen Fehler auf einer Rechnung. Es kann auch einfach mal ein Rechenfehler vorkommen, sodass der Gesamtbetrag einfach nicht korrekt ist. In unserem Fall kam es zu einem Fehler, den du einfach selbst bemerken kannst. 50 Vasen zu einem Stückpreis von 10 Euro ergeben einen Gesamtpreis von 500 Euro, in der Rechnung steht hier aber 600 Euro.

Zusätzlich solltest du auch noch überprüfen, ob die Mehrwertsteuer korrekt zu dem Gesamtpreis hinzugefügt wurde. Bei einem korrekten Betrag von 500€ und einem Steuersatz von 19% liegt der besteuerte Preis eigentlich bei 595€. Wie du siehst, liegt also auch hier ein kleiner Rechenfehler vor.

Es gibt allerdings auch Dinge, die du nicht so einfach mit der Rechnungsprüfung kontrollieren kannst. Du kannst aus den Dokumenten nämlich nicht ablesen, ob die Zahl der berechneten Artikel auch wirklich der Menge der angelieferten Artikel entspricht. Auch weißt du nicht, ob die neue Ware eventuell Schäden aufweist. Hierfür musst du zusätzlich zur Rechnungsprüfung auch noch eine Wareneingangskontrolle durchführen. Schau’ dir auch unser Video zu diesem Thema an – dann hast du den kompletten Überblick!

Wenn du nach der Lieferung neuer Ware eine Rechnung von dem Lieferanten erhältst, musst du diese also auf jeden Fall prüfen. Du kontrollierst zuerst, im Rahmen der sachlichen Prüfung ob die Mengen- und Preisangaben auf der Rechnung mit denen auf dem Bestellschein übereinstimmen. Im zweiten Schritt solltest du die Rechnung auch noch auf Rechenfehler und den richtigen Steuersatz kontrollieren. Dies nennt man die rechnerische Prüfung. Falls du sachliche oder rechnerische Fehler entdeckst, reklamierst du diese direkt beim Händler. Erst, wenn alle Angaben und Preise korrekt sind, kann die Rechnung zur Zahlung freigegeben werden.