Aufbauorganisation

Das ist Fritzchen Meyer. Er möchte sich endlich selbstständig machen und ein Geschäft eröffnen, das mit Tablet-PCs handelt. Die Idee hört sich vielversprechend an, nur wie geht es weiter? Fritzchen Meyer mag es gern ordentlich, deswegen möchte er seinen Betrieb arbeitsteilig gliedern. Dafür benötigt er eine Aufbauorganisation. Was genau es damit auf sich hat, erfährst du jetzt.

Zuerst kannst du dir vorstellen, dass jeder Betrieb eine Gesamtaufgabe hat. Die wird manchmal auch als Geschäftszweck bezeichnet. Bei Fritzchen Meyer ist das eben der Handel mit Tablet-PCs. Um jetzt die verschiedenen betrieblichen Tätigkeiten herauszuarbeiten, muss diese Gesamtaufgabe zerlegt werden. So kann dann eine gute Aufbauorganisation entstehen.

Schauen wir uns das mal genauer an: Als erstes zerlegt Fritzchen Meyer seine betriebliche Gesamtaufgabe in Teilaufgaben. Das können zum Beispiel der Einkauf und der Verkauf sein. Danach zerlegt er die Teilaufgaben wieder in kleinere Teilaufgaben, bis es nicht mehr weiter geht. Ein Beispiel für eine solche möglichst kleine Teilaufgabe ist etwa der Einkauf eines 10-Zoll Tablets der Marke Alpha. Dieser Zerlegungsvorgang hat auch eine bestimmte Bezeichnung, die du dir merken solltest: Er wird allgemein als Aufgabenanalyse bezeichnet.

Seine Aufgabenanalyse kann Fritzchen Meyer nach verschiedenen Gesichtspunkten durchführen. Er kann die Gesamtaufgabe zum Beispiel nach der Verrichtung aufteilen – also nach den Tätigkeiten – die im Betrieb durchgeführt werden. Zum Beispiel zerlegt Fritzchen Meyer die Gesamtaufgabe dann in Einkauf und Verkauf. Eine andere Möglichkeit ist die Gliederung nach den Objekten. Im Fall von Fritzchen Meyer wären das dann die verschiedenen Tablets. Er kauft zum Beispiel Sieben-Zoll-Tablets und Zehn-Zoll-Tablets ein und verkauft sie dann weiter. Drittens könnte Fritzchen Meyer die Aufgabenanalyse nach dem Rang gliedern. Das würde bedeuten, dass er zwischen entscheidender und ausführender Arbeit unterscheidet. Schließlich kann er die betrieblichen Aufgaben auch nach der Phase aufteilen. Das bedeutet, dass die verschiedenen Aufgaben nach Planung, Durchführung und Kontrolle zerlegt werden. Fritzchen Meyer hat seine Gesamtaufgabe nach der Verrichtung aufgeteilt. Es ergeben sich dann zum Beispiel die Teilaufgaben Einkauf, Lagerung, Verkauf und Auslieferung.

Die betrieblichen Aufgaben hat Fritzchen Meyer jetzt also möglichst weit zerlegt. Nun kommt es aber in den seltensten Fällen vor, dass ein Mitarbeiter in einem Betrieb nur eine Aufgabe ausführt. Aus diesem Grund bildet Fritzchen Meyer nach der Aufgabenanalyse sogenannte Stellen, indem er jeweils mehrere Teilaufgaben zu einer Stelle zusammenfasst. Eine Stelle ist die kleinstmögliche Organisationseinheit im Betrieb und umfasst das Aufgabengebiet einer Person. Mitarbeiter werden deshalb auch als Stelleninhaber bezeichnet. Diesen Vorgang nennt man auch Aufgabensynthese.

Die Aufgabensynthese hat Fritzchen Meyer jetzt auch hinter sich gebracht. Jetzt muss er die Stellen nur noch sinnvoll anordnen, dann ist die Aufbauorganisation auch schon fertig. Zunächst ordnet Fritzchen Meyer seine Stellen horizontal an. Das bedeutet, dass er sich alle Stellen nimmt, die sich auf einer Ebene befinden und die in die richtige Ordnung bringt. Danach erfolgt die vertikale Anordnung. Hier legt Fritzchen Meyer seine Betriebshierarchie fest. Dabei entstehen sogenannte Instanzen. So werden Stellen bezeichnet, die Weisungsbefugnisse gegenüber untergeordneten Stellen haben. Nach dieser Anordnung ist die Aufbauorganisation fertig.

Jetzt zeige ich dir noch kurz, wie man die Aufgabenorganisation von Unternehmen darstellen kann. Das geht am besten mit Organigrammen. Hier siehst du das vereinfachte Organigramm von der Fritzchen Meyer GmbH. Die Kreise stehen für die verschiedenen Stellen, die Linien für die Kommunikations- und Weisungswege. Hans Schmidt sind also zum Beispiel Fred Stein und Basti Heiner untergeordnet und er darf ihnen Weisungen erteilen.

Ich habe dir zusammen mit Fritzchen Meyer die Aufbauorganisation von Unternehmen erklärt. Bei der Aufgabenanalyse wird die Gesamtaufgabe des Unternehmens in Teilaufgaben zerlegt. Diese Teilaufgaben werden dann in der Aufgabensynthese zu Stellen zusammengefasst und die Stellen werden geordnet. Darstellen lässt sich eine Aufbauorganisation am besten mit einem Organigramm.