Buchung von Personalkosten

Zur Mitte oder am Ende des Monats freut sich jeder Arbeitnehmer darüber, dass das Gehalt überwiesen ist und es auf seinem Konto ein bisschen weniger finster aussieht. Beim Anblick der Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen ist diese Freude aber manchmal auch ganz schnell wieder vorbei. Im Video Gehaltsabrechnung haben wir bereits einen genauen Blick auf die Berechnung der einzelnen Abzüge geworfen. In diesem Video kümmern wir uns nun ausschließlich um die Buchung des Gehalts – mit allem, was dazugehört.

Fangen wir mit einem einfachen Beispiel an: Ein Angestellter erhält einen Vorschuss in Höhe von 300€ in bar. Die Buchung lautet dann: zwei-sechs-fünf-null Forderungen an Mitarbeiter 300€ an zwei-acht-acht-null Kasse 300€. Ich werde dir später im Video zeigen, wie man die Rückzahlung des Vorschusses bucht.

Jetzt ist es soweit: Das Gehalt soll gebucht werden, wir nehmen mal an, unser Arbeitnehmer erhält 1850€  im Monat. Im ersten Schritt buchst du nun erstmal die Überweisung der kompletten Sozialversicherungs-Beiträge, also sowohl der Arbeitnehmer- als auch der Arbeitgeberanteile. Das ergibt in unserem Fall eine stattliche Summe von 734,45€. Das Konto, auf das die Beiträge gebucht werden, heißt bezeichnenderweise “Im Voraus gezahlte Sozialversicherungs-Beiträge” und steht bei unserer Buchung als Aktivkonto im Soll, denn es wächst ja. Unser Bankkonto hingegen schrumpft bei der Buchung, deswegen steht es auf der Haben-Seite.

Nun kommen wir zur Gehaltsbuchung selbst. Oha – ganz schön unübersichtlich. Bevor wir uns hier durchwühlen, gucken wir uns diese Buchung mal lieber im Detail an. Aaaaaah, schon besser. Also, im Soll unserer Buchung steht schon mal das Konto sechs-drei-null-null Gehälter, auf das wir das komplette Brutto-Gehalt buchen. Da die 1850€ für das Unternehmen einen Aufwand darstellen, handelt es sich selbstverständlich um ein Aufwandskonto.

Weiter im Text. Der erste Posten auf der Haben-Seite ist unser Bank-Konto. Die 975,20€ und zwanzig sind das Geld, das wir dem Arbeitnehmer überweisen- also sein Nettogehalt, in unserem Beispiel noch abzüglich der 300€ Vorschuss.

Als nächstes taucht auf der Haben-Seite das Konto vier-acht-drei-null Verbindlichkeiten gegenüber Finanzbehörden auf. Die 196,94€ sind der Betrag, der später an das Finanzamt geht – nämlich für Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidarbeitrag. Wie üblich passivieren wir diesen Betrag bis zur Überweisung als Verbindlichkeit.

Nun treffen wir auf einen alten Bekannten: Die im Voraus gezahlten Sozialversicherungs-Beiträge, die wir vorhin gebucht haben. Vorhin erfolgte die Buchung im Soll, hier im Haben, wir ziehen also quasi einen Teil der gebuchten Beiträge wieder zurück. Das ist nämlich der Arbeitnehmeranteil an der Sozialversicherung. Durch die Buchung im Haben ziehst du diesen Anteil sozusagen vom Gehalt ab.

Und nun sind wir auch schon auf der Zielgeraden! Das letzte Konto auf der Haben-Seite ist das Konto Forderungen an Mitarbeiter. Das ist genauer gesagt die Rückzahlung des erhaltenen Vorschusses. Durch die Buchung im Haben werden die 300€  – wie alle anderen Abzüge vorher – vom Gehalt abgezogen. In der Übersicht wird das noch etwas deutlicher:

Wie du weißt, müssen Soll und Haben vom Betrag immer ausgeglichen sein. Die 1850€ von der Soll-Seite müssen sich also im Haben vier Konten teilen. Das bedeutet: Je höher die einzelnen Abzüge sind, desto weniger bleibt für das Bank-Konto übrig, und desto weniger wird im Endeffekt vom Gehalt ausbezahlt.

Unser Arbeitnehmer ist nun soweit versorgt und erstmal damit beschäftigt, seinen ganzen Abzügen nachzutrauern. Für uns als Arbeitgeber war es das aber noch nicht ganz: Unser Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen fehlt ja noch. Dieser Betrag – in diesem Beispiel 356,59€ – wird als Aufwand auf das Konto sechs-vier-eins-null Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung gebucht. Als Gegenkonto dient wieder unser Konto “Im Voraus gezahlte Sozialversicherungsbeiträge” aus dem ersten Schritt, auf dem wir das Geld also damals sozusagen nur geparkt haben.

Und was fehlt nun noch? Richtig, die Steuern, für die wir vorhin eine Verbindlichkeit eingerichtet haben. Diese lösen wir nun durch die Buchung im Soll wieder auf. Als Gegenkonto dient in diesem Fall das Bank-Konto, der Betrag wird nämlich von uns direkt an das Finanzamt überwiesen.

So, nun weißt du also, worauf du bei der Buchung von Personalkosten achten musst. Ein Thema habe ich dabei allerdings noch außen vor gelassen: Die vermögenswirksamen Leistungen. Aber keine Sorge: Im Video “Buchung von vermögenswirksamen Leistungen” zeige ich dir alles, was du dazu wissen musst. Wenn du magst, schau es dir doch gleich im Anschluss an! Bis dahin: Viel Erfolg beim Lernen!