Personalakte und Stammdaten

Stell dir vor, du arbeitest in der Personalabteilung eines großen Unternehmens. Zu jedem Angestellten gehen bei dir laufend wichtige Dokumente und Infos ein, die du berücksichtigen musst. Sei es die neue Adresse für einen der Kollegen aus der Verkaufsabteilung oder der Personalfragebogen des neu eingestellten Azubis. Damit du nicht den Überblick verlierst, erstellst du für jeden Mitarbeiter eine Personalakte, die alle wichtigen Daten auf einen Blick bereithält. Gemeinsam schauen wir uns in diesem Video an, welche Daten du in einer Personalakte sammelst und wieso eine gut gepflegte Mitarbeiterkartei deinem Unternehmen nützt.

Schon bevor ein Mitarbeiter eingestellt wird, erhältst du mit der Bewerbung von ihm eine ganze Menge wichtiger Daten. Natürlich werden nicht für alle Bewerber Personalakten angelegt, sondern nur für diejenigen, die bei den Auswahlverfahren überzeugt haben. Neben den Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf und Zeugnissen, bewahrst du in der Personalakte auch die Ergebnisse von eventuell durchgeführten Einstellungstests auf. In einigen Fällen sind auch das polizeiliche Führungszeugnis oder ein ärztliches Gutachten nötig. Neben dem abgeschlossenen Arbeitsvertrag und dem ausgefüllten Personalfragebogen werden außerdem alle Bescheinigungen, Beurteilungen und Abmahnungen aufbewahrt. Dadurch bietet die Personalakte einen guten Überblick über den betrieblichen Werdegang jedes Mitarbeiters und die Entwicklung des Arbeitsverhältnisses.

Von größter Wichtigkeit für deinen Arbeitsalltag sind aber die sogenannten Stammdaten der Mitarbeiter. Diese brauchst du zum Beispiel für Gehaltsabrechnungen oder Überweisungen. Zu den Stammdaten gehören der Name, das Geburtsdatum und die Anschrift, genauso wie die Personalnummer und das Einstellungsdatum. Die Lohngruppe und die Bankverbindungen sind ebenso Teil der Stammdaten.

Der betriebliche Umgang mit diesen teilweise sehr sensiblen, personenbezogenen Daten ist gesetzlich geregelt. Im Bundesdatenschutzgesetz, sowie in den Datenschutzgesetzen der einzelnen Bundesländer, gibt es dazu verschiedene Regelungen. Zusätzlich dazu beinhalten auch bestimmte Tarifverträge Vereinbarungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten. Es ist also wichtig, dass du diese Bestimmungen kennst und auch umsetzt, damit du dich und dein Unternehmen nicht strafbar machst.

Gerade weil die Daten in einer Personalakte so sensibel sind und auch für betriebliche Zwecke genutzt werden können, gibt es den Paragraph 83 im Betriebsverfassungsgesetz. Dieser sichert jedem Arbeitnehmer das Recht, jederzeit Einsicht in seine eigene Personalakte zu nehmen. Wenn er möchte, darf er dazu ein Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen. Der Mitarbeiter hat dann die Möglichkeit, zu bestimmten Inhalten seiner Personalakte persönliche Erklärungen zu verfassen und diese den Dokumenten beizufügen.

Fassen wir nochmal zusammen, was wir in diesem Video besprochen haben. Zu jedem Mitarbeiter legst du eine Personalakte an. Diese Akten enthalten für deinen Arbeitsalltag wichtige Daten und müssen deshalb sorgfältig aktualisiert und gepflegt werden. Weil Personalakten einen guten Überblick zum betrieblichen Werdegang der Arbeitnehmer bieten, können sie bei betrieblichen Entscheidungen als Hilfe dienen. Laut Paragraph 83 im Betriebsverfassungsgesetz hat jeder Arbeitnehmer jderzeit das Recht auf Einsicht in seine eigene Akte.