Vorbereitung, Buchung und Ablage von Belegen

In der Buchführung geht nichts ohne die entsprechenden Belege. In diesem Video erzähle ich dir, wie du beim Bearbeiten der Belege am besten vorgehst.

Wenn du Belege bearbeitest, solltest du das möglichst in drei aufeinander folgenden Schritten tun: Vorbereitung ist wie fast überall das A und O, deshalb musst du zu allererst die Belege entsprechend vorbereiten. Nach einer vernünftigen Vorbereitung kannst du dich dann an die Buchung der Belege machen. Und zu guter Letzt sorgt eine vernünftige Ablage der Belege dafür, dass auch nichts verloren geht. Soviel zur Übersicht, jetzt geht´s ins Detail.

Die Belegvorbereitung ist der wohl wichtigste Teil der ganzen Bearbeitungs-Kette. Du beginnst am besten damit, die vorliegenden Belege erst einmal auf ihre sachliche und wertmäßige Richtigkeit zu prüfen. Haben wir die Ware auf der Lieferantenrechnung überhaupt erhalten und wurde sie auch zum vereinbarten Stückpreis abgerechnet?  Ja? Super, dann weiter zum zweiten Schritt. Manchmal kommt es vor, dass zu einem Geschäftsfall mehrere Belege existieren, zum Beispiel ein Überweisungsbeleg und ein Kontoauszug, die beide den selben Geldeingang belegen. In diesem Fall solltest du den Beleg auswählen, der am meisten zum vorliegenden Geschäftsfall aussagt, auch wenn diese Informationen vielleicht erst einmal überflüssig scheinen. Wer weiß, was ein Steuerprüfer in ein paar Jahren noch alles zu einem Vorgang wissen will, da kann zu viel Information nie schaden. Im dritten Schritt ist es sinnvoll, dass du die Belege nach Belegarten sortierst. Vielleicht lassen sich mehrere Zahlungen eines Kunden zu einer Sammelbuchung zusammenfassen, das könnte dir einiges an Aufwand ersparen. Aber Vorsicht: Die Übersichtlichkeit deiner Bücher darf darunter nicht leiden, und natürlich müssen trotzdem alle Belege so aufbewahrt werden, dass du jede Buchung jederzeit erklären kannst.

Da du bei diesen Vorbereitungen sowieso jeden Beleg in die Hand nehmen musst, versiehst du jeden von ihnen auch gleich mit einer fortlaufenden Nummer, das kann bei der Zuordnung später sehr nützlich sein. + + + Die Vorkontierung schließlich ist dann schon die Überleitung in den Buchungsbereich: Dabei bildest du den fertigen Buchungssatz für den vorliegenden Geschäftsfall. Diesen vermerkst du dann entweder auf dem Beleg selbst oder auf einem separaten Vorkontierungsblatt.

Wenn du alles ordentlich vorbereitet hast, geht es jetzt an die Belegbuchung. Auch hier gibt es eine Reihenfolge, die sich bewährt hat und an die du dich halten solltest: Als erstes nimmst du die Buchungen der Vorfälle im Grundbuch vor. Zur Erinnerung: Im Grundbuch – auch Journal genannt –  erscheinen die Buchungen in chronologischer Reihenfolge und in Form von Buchungssätzen nach dem Prinzip Soll an Haben. Danach buchst du den Vorfall im Hauptbuch, und zwar wie dort üblich in Kontenform. Falls dir das alles nicht so richtig viel sagt, schau dir vielleicht noch mal das Video “Geschäftsvorfälle buchen: Grundbuch und Hauptbuch” an, da erklären wir dir alle Hintergründe.

In den jeweiligen Buchungen hältst du am besten fein säuberlich die Belegart und die Belegnummer fest. Denk immer daran, zum Beispiel im Falle einer Steuerprüfung kann es sehr unangenehm werden, wenn du die entsprechenden Belege nicht finden und einen Buchungsvorgang nicht belegen kannst. Und deshalb bekommt auch der gebuchte Beleg noch einen Vermerk, nämlich einen sogenannten Buchungsvermerk. Das ist häufig ein Stempel in Form einer kleinen Tabelle, in die du die Journalseite, also die Seite im Grundbuch einträgst, auf der der Buchungssatz steht. Dazu schreibst du mindestens noch das Buchungsdatum und dein Kürzel. Wenn es Sinn macht, kannst du auch noch mehr Informationen hinzufügen, solange es der Nachvollziehbarkeit und der Nachprüfbarkeit des Belegs dient.

So, nachdem jetzt alle Belege ordentlich verbucht wurden, muss der ganze Kram ja irgendwohin, wo du ihn auch wiederfinden kannst. Zum Glück hast du während der Vorbereitung und der Buchung schon sehr darauf geachtet, dass Belege und Buchungen leicht gefunden und einander zugeordnet werden können. Und wie lange müssen die ganzen Unterlagen jetzt aufbewahrt werden? Für Buchungsbelege und den Jahresabschluss gilt eine Frist von zehn Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Buchung erfolgt ist. Bei Handelsbriefen genügt es, sie sechs Jahre lang zu verwahren. Diese Vorgaben sind im Handelsgesetzbuch unter Paragraph 257 sowie in der Abgabenordnung unter Paragraph 147 zu finden.

Fassen wir nochmal kurz zusammen: Deine Belegbearbeitung nimmst du am besten in drei Schritten vor, und zwar Vorbereitung, Buchung und Ablage. Das Wichtigste an jedem dieser Schritte ist, dass du dabei die Buchungen mit den entsprechenden Belegen verknüpfst, zum Beispiel durch Buchungsvermerke auf den Belegen oder Beleginformationen in den Buchungen. Wenn du das alles geschafft hast, musst du nur noch dafür sorgen, dass es die nächsten zehn Jahre nicht verschwindet und immer schön vorzeigbar ist.